Formação obrigatória na empresa: como organizá-la e deixar registo
Neste artigo
Há formação que a empresa decide dar e formação que é obrigada a dar. A segunda costuma viver em pastas, e-mails e folhas de presença espalhadas pelos departamentos, e o problema surge quando alguém pergunta quem a fez e quando.
Neste artigo revemos duas obrigações que afetam quase todas as empresas em Espanha e como organizá-las para que cumprir não dependa da memória de ninguém.
Que formação é obrigatória
A referência principal é a prevenção de riscos laborais. O artigo 19 da lei espanhola 31/1995 obriga a formar cada pessoa no momento da contratação, seja qual for o contrato, e novamente quando mudam as suas funções ou se introduzem novas tecnologias. Essa formação decorre, sempre que possível, dentro do horário de trabalho, e o seu custo nunca recai sobre o trabalhador.
A segunda é a prevenção do assédio sexual e em razão do sexo. O artigo 12 da lei orgânica 10/2022 pede às empresas que sensibilizem e ofereçam formação a todo o pessoal, incluindo as pessoas com contratos temporários ou em estágio.
Conforme o setor e a dimensão da empresa, pode haver mais obrigações. Convém rever cada caso com a assessoria laboral.
O desafio: que ninguém fique de fora
Cumprir não é só ter um curso. É preciso garantir que cada pessoa o faz no momento certo, que o conclui e poder prová-lo meses ou anos depois. Com entradas, mudanças de função e contratos temporários, a lista muda todas as semanas.
1. Transforme cada obrigação num percurso
Agrupe os cursos obrigatórios em percursos formativos por perfil: o que todos os colaboradores devem fazer, o que depende da função e o que se repete quando as funções mudam. Na Weeras Academy pode marcar cada curso do percurso como obrigatório ou opcional e decidir quem o coordena.
Se incluir o percurso obrigatório no seu plano de onboarding, a formação de acolhimento e a de riscos laborais ativam-se juntas no primeiro dia.
2. Defina o que significa «concluído»
Um curso aberto não é um curso feito. Fixe critérios de aprovação claros: uma nota mínima no questionário final, uma percentagem de atividades realizadas ou um tempo mínimo de ligação. Com repositórios de perguntas, o questionário muda sempre que alguém o realiza.
Para as sessões presenciais, o registo de presenças permite fazer a chamada, acrescentar observações e anexar evidências como a folha de presenças assinada.
3. Automatize os avisos
As notificações automáticas lembram cada pessoa do que tem pendente e enviam o certificado de aproveitamento quando o curso é concluído. Se alguém se atrasar, a partir do acompanhamento de grupo pode escrever de uma só vez a todas as pessoas com tarefas pendentes.
4. Guarde a prova no mesmo sítio
Os relatórios de acompanhamento individual mostram o progresso, os resultados e as ligações de cada pessoa, e as listagens podem ser exportadas. Assim, perante uma auditoria ou uma inspeção, a informação está num só lugar e não espalhada por e-mails. Contamos-lhe mais em como acompanhar a formação interna da sua empresa.
Outro pormenor útil: a aceitação dos termos antes de entrar na formação deixa registo de que cada pessoa leu as condições de utilização dos materiais.
Cumprir sem andar atrás de ninguém
Quando a formação obrigatória está organizada em percursos, com critérios claros e avisos automáticos, os recursos humanos deixam de andar atrás de assinaturas e podem dedicar esse tempo à formação que faz a equipa crescer.
Quer ter a formação dos seus colaboradores sob controlo? Peça uma demonstração gratuita ou conte-nos o seu caso.
