Como criar um plano de onboarding formativo para novos colaboradores

As primeiras semanas de uma pessoa numa empresa determinam em grande medida como será a sua integração. Nesse período, tem de conhecer a organização, compreender as suas funções, aprender procedimentos, familiarizar-se com ferramentas e começar a relacionar-se com a sua equipa. Se tudo isso acontecer de forma improvisada, a adaptação prolonga-se, aumenta a carga de trabalho de quem acompanha e a experiência de acolhimento depende demasiado de quem calhar explicar cada coisa.

Um plano de onboarding formativo permite organizar esse processo: define o que cada novo colaborador deve aprender, por que ordem, com que recursos e como se vai verificar que o fez. Não se trata de transformar o acolhimento numa formalidade, mas sim de garantir que todas as pessoas recebem a informação essencial e que ninguém fica com dúvidas importantes por esclarecer.

Porque é que o onboarding improvisado sai caro

Em muitas empresas, o acolhimento assenta na boa vontade das equipas: alguém ensina as ferramentas, outra pessoa explica os processos, enviam-se alguns documentos por e-mail e confia-se que o novo colaborador vá perguntando o que precisar. Este modelo pode funcionar com poucas contratações, mas ressente-se quando o volume cresce ou quando as entradas acontecem em diferentes instalações e alturas do ano.

Os sintomas são fáceis de reconhecer:

• Cada pessoa recebe explicações diferentes sobre um mesmo procedimento.
• Os materiais de acolhimento estão desatualizados ou espalhados por várias pastas.
• Os responsáveis repetem vezes sem conta as mesmas sessões.
• Não há forma simples de saber o que cada novo colaborador já concluiu.
• As formações obrigatórias (segurança e saúde no trabalho, proteção de dados, código de ética…) são geridas tarde ou sem evidências.

O resultado é uma adaptação mais lenta, maior dependência de pessoas concretas e menor capacidade para detetar a tempo se alguém precisa de reforço.

O que deve incluir um plano de onboarding formativo

Um bom plano de acolhimento combina informação geral sobre a empresa com formação específica para cada função. Convém distinguir, pelo menos, quatro blocos:

• Boas-vindas e cultura. Quem somos, como trabalhamos, valores, estrutura organizacional e pessoas de referência.
• Formação obrigatória. Conteúdos que todas as pessoas devem concluir por imposição legal ou política interna, com a respetiva evidência.
• Ferramentas e processos. Sistemas que serão utilizados no dia a dia, procedimentos-chave e circuitos internos.
• Formação específica da função. Conhecimentos técnicos, de produto ou de cliente que variam consoante o departamento ou o perfil.

Cada bloco pode combinar recursos de autoformação (vídeos, documentos, questionários) com sessões presenciais ou por videoconferência e momentos de acompanhamento com o responsável ou um mentor.

Como criá-lo passo a passo

1. Identificar o que uma pessoa precisa de saber para começar a trabalhar com autonomia. Falar com responsáveis e com colaboradores que entraram recentemente ajuda a detetar que informação foi útil e qual lhes fez falta.
2. Separar o que é comum do que é específico. Os conteúdos gerais podem ser preparados uma única vez e reutilizados para todos os novos colaboradores; os específicos acrescentam-se consoante o perfil.
3. Organizar os conteúdos no tempo. Nem tudo tem de ser aprendido no primeiro dia. Organizar o acolhimento por semanas (primeiro dia, primeira semana, primeiro mês) reduz a sobrecarga de informação.
4. Escolher o formato adequado para cada conteúdo. O que não muda pode ser gravado ou documentado; o que exige interação funciona melhor em sessões ao vivo ou em tutorias.
5. Definir como se vai verificar a aprendizagem. Um questionário breve, uma tarefa prática ou uma validação do responsável permitem confirmar que os conceitos-chave foram compreendidos.
6. Recolher a opinião dos novos colaboradores. Um inquérito no final do período de acolhimento fornece informação muito valiosa para melhorar o plano nas edições seguintes.

O papel dos percursos formativos

Quando a empresa integra pessoas em diferentes departamentos, é útil organizar o onboarding como um percurso formativo: uma sequência de cursos ou módulos, uns obrigatórios e outros opcionais, adaptada a cada perfil. Assim, todos os novos colaboradores partilham uma base comum e cada um conclui depois a parte que corresponde à sua função. Se quiser aprofundar esta abordagem, pode consultar o nosso guia sobre como criar percursos formativos para diferentes perfis.

Outra vantagem de trabalhar com percursos é que o onboarding deixa de depender do calendário: cada pessoa pode começar o seu percurso no dia em que entra na empresa, sem esperar que se forme um grupo.

Medir para melhorar o acolhimento

Um plano de onboarding não está terminado quando é publicado. Convém rever periodicamente alguns indicadores: percentagem de novos colaboradores que concluem o acolhimento dentro do prazo, conteúdos com maior taxa de abandono, resultados dos questionários, avaliação dos inquéritos e dúvidas recorrentes. Esta informação permite atualizar materiais, reforçar as partes que geram mais dificuldade e verificar que a formação obrigatória fica corretamente registada. No nosso artigo sobre como fazer o acompanhamento da formação interna encontrará mais ideias sobre que indicadores observar.

Como uma plataforma de e-learning pode ajudar

Uma plataforma como a Weeras Academy permite centralizar todos os conteúdos de acolhimento, organizá-los em percursos por perfil, agendar as sessões síncronas presenciais ou virtuais, enviar notificações automáticas quando uma pessoa tem tarefas pendentes e consultar num único espaço o progresso de cada novo colaborador. Além disso, as evidências da formação obrigatória ficam registadas e disponíveis sempre que forem necessárias.

Um onboarding bem concebido não só acelera a integração: transmite ao novo colaborador que a empresa se preparou para o receber. E essa primeira impressão, quase sempre, mantém-se.