Como conceber percursos formativos para diferentes perfis dentro de uma empresa
Os percursos formativos para empresas ajudam a organizar uma situação cada vez mais habitual: nem todas as pessoas precisam de aprender o mesmo, nem com o mesmo nível de profundidade, nem no mesmo momento. Em muitas organizações, a formação interna começa por organizar-se por temas: uma formação sobre processos internos, uma sessão sobre uma nova ferramenta, um curso de produto, uma atualização regulamentar ou uma atividade de onboarding para novos colaboradores.
No início, esta abordagem pode funcionar. As equipas são pequenas, as necessidades são semelhantes e os responsáveis pela formação sabem bem o que cada perfil deve aprender. Mas o problema surge quando a empresa cresce ou quando a formação se torna mais recorrente. Um novo colaborador não tem as mesmas necessidades que uma pessoa que muda de função. Uma equipa comercial não precisa do mesmo percurso que uma equipa técnica. Uma chefia intermédia requer uma formação diferente da de uma pessoa que só precisa de atualizar um procedimento concreto.
Quando a formação não se adapta aos perfis, podem surgir dois problemas ao mesmo tempo: algumas pessoas recebem conteúdos de que não precisam e outras não acedem a informação que seria importante para o seu trabalho. Conceber percursos formativos permite estruturar percursos de aprendizagem mais claros, relevantes e fáceis de seguir.
Além disso, se a empresa já começou a organizar a sua formação interna, este passo ajuda a avançar de uma gestão geral para uma formação mais ajustada a cada função. Neste sentido, pode complementar o trabalho prévio de organizar a formação interna e de fazer o acompanhamento da formação interna.
Porque é que nem todas as pessoas precisam da mesma formação
Numa empresa convivem perfis muito diferentes. Algumas pessoas acabaram de chegar e precisam de compreender a cultura, os processos, as ferramentas e a forma de trabalhar da organização. Outras já conhecem a empresa, mas precisam de atualizar conhecimentos, assumir novas responsabilidades ou adaptar-se a uma alteração de procedimentos.
Também há diferenças entre departamentos. A equipa comercial pode precisar de formação sobre produto, argumentários, objeções, processos de venda ou ferramentas de CRM. A equipa de suporte pode exigir conhecimentos mais técnicos, protocolos de atendimento, gestão de ocorrências ou critérios de escalamento. As chefias intermédias podem precisar de formação em liderança, comunicação, acompanhamento de equipas ou gestão do desempenho.
Além disso, nem todos os perfis têm a mesma relação com a empresa. Algumas organizações também formam colaboradores externos, distribuidores, parceiros, clientes ou fornecedores. Nestes casos, a formação deve ser ainda mais clara e estruturada, porque a empresa nem sempre pode apoiar-se em explicações informais ou acompanhamento presencial.
Por isso, organizar a formação interna apenas por conteúdos pode ficar aquém. É necessário pensar também em quem deve aprender o quê, quando precisa e com que finalidade.
Sinais de que a empresa precisa de percursos formativos
Nem todas as empresas precisam de conceber percursos complexos desde o primeiro momento. Mas há sinais que indicam que a formação interna começa a exigir uma organização mais estruturada.
Alguns desses sinais são:
- Cada novo colaborador recebe explicações semelhantes, mas nem sempre pela mesma ordem nem com os mesmos materiais. Isto pode gerar diferenças na experiência de onboarding e aumentar a carga das pessoas que acompanham os novos perfis.
- Os responsáveis repetem vezes sem conta as mesmas indicações. Quando as dúvidas se repetem, nem sempre significa que a equipa não percebeu bem. Muitas vezes indica que falta um percurso claro, acessível e comum para explicar processos, ferramentas ou critérios de trabalho.
- Algumas equipas recebem formação que não se ajusta à sua função ou ao seu nível de experiência. Isto pode provocar desinteresse, perda de tempo ou a sensação de que a formação interna não acrescenta valor real ao trabalho diário.
- Existem conteúdos duplicados em pastas, apresentações, cursos ou documentos diferentes. Se não houver uma estrutura clara por perfis, é fácil que cada área crie os seus próprios materiais e que, com o tempo, surjam versões diferentes da mesma explicação.
Além disso, quando não está claro que formação cada perfil deve realizar, torna-se mais difícil saber que conteúdos são obrigatórios, quais são complementares e que percurso cada pessoa deveria seguir. Esta situação costuma tornar-se mais visível em mudanças de função, promoções internas, integração de novas equipas ou crescimento da organização.
Quando várias destas situações se repetem, a empresa não precisa apenas de mais conteúdos. Precisa de uma arquitetura formativa mais clara. Os percursos formativos para empresas permitem precisamente organizar essa arquitetura e ligar a formação a perfis, funções e necessidades concretas.
Que riscos tem formar todos com o mesmo percurso
Oferecer a mesma formação a todos pode parecer uma forma simples de garantir que a informação chega a toda a organização. No entanto, à medida que a empresa cresce, esta abordagem pode gerar problemas:
- Sobrecarga. Se uma pessoa recebe demasiada informação que não está ligada à sua função, é mais provável que perca o interesse, avance com dificuldade ou não identifique que conteúdos são realmente importantes para si.
- Falta de profundidade. Para que um mesmo curso sirva perfis muito diferentes, acaba-se muitas vezes por deixar o conteúdo num nível demasiado geral. Isto pode fazer com que algumas pessoas não recebam a formação específica de que precisam para desempenhar bem a sua função.
- Surgimento de lacunas formativas. Quando não se define o que cada perfil deve aprender, pode assumir-se que certos conhecimentos já foram adquiridos, ainda que não exista uma evidência clara disso.
- Dificuldade no acompanhamento. Se todos os perfis passam pelo mesmo percurso, mas com necessidades diferentes, é mais difícil interpretar os dados. Uma baixa atividade pode dever-se a falta de tempo, falta de relevância, excesso de conteúdos ou dificuldade real de aprendizagem.
- Pouca escalabilidade. Quando a formação depende de explicações individuais e adaptações improvisadas, cada crescimento da equipa aumenta a carga de trabalho dos responsáveis.
O que é um percurso formativo numa empresa
Um percurso formativo é um caminho organizado de aprendizagem concebido para um perfil, uma função ou uma necessidade concreta. Não se trata simplesmente de agrupar cursos. Trata-se de definir um percurso com sentido: o que uma pessoa deve aprender, por que ordem, com que recursos, através de que atividades e segundo que critérios se considerará que concluiu a formação.
Um percurso pode incluir conteúdos de diferentes tipos: documentos, vídeos, sessões síncronas, atividades práticas, questionários, exercícios, tutorias, recursos de consulta, avaliações ou inquéritos. Também pode combinar formação obrigatória e formação complementar.
A chave está em que o percurso responda a uma finalidade clara. Por exemplo:
- que um novo colaborador ganhe autonomia em menos tempo;
- que uma pessoa que muda de função compreenda as suas novas responsabilidades;
- que uma equipa comercial domine o discurso de produto;
- que um grupo de chefias intermédias partilhe critérios de gestão;
- que todos os colaboradores atualizem um procedimento obrigatório;
- que um colaborador externo conheça os padrões de trabalho da empresa.
Quando o percurso está bem concebido, a pessoa sabe o que deve fazer e a empresa pode acompanhar melhor o processo. Além disso, se a organização já dispõe de um sistema para fazer o acompanhamento da formação interna, pode verificar com mais facilidade que pessoas avançam, que atividades ficam pendentes e que perfis precisam de reforço.
Tipos de percursos formativos de que uma empresa pode precisar
Cada empresa deve definir os seus percursos em função da sua atividade, estrutura e prioridades. Ainda assim, há alguns percursos habituais que costumam surgir em muitas organizações.
Percurso de onboarding
O onboarding é um dos casos mais claros. Um novo colaborador precisa de conhecer a empresa, a sua cultura, as suas ferramentas, os seus processos, os canais de comunicação, as pessoas de referência e as expectativas associadas à sua função.
Um percurso de onboarding ajuda a evitar que cada integração dependa exclusivamente da disponibilidade da chefia ou da equipa. Também permite oferecer uma experiência mais homogénea e reduzir as dúvidas repetidas durante as primeiras semanas.
Percursos por função profissional
Nem todas as funções exigem a mesma formação. Um perfil comercial, técnico, administrativo, formador, operacional ou de atendimento ao cliente pode precisar de percursos específicos. Conceber percursos por função ajuda a ligar a formação às tarefas reais de cada posto.
Estes percursos podem incluir uma parte comum a toda a empresa e uma parte específica consoante o departamento, a função ou o nível de responsabilidade.
Percursos para mudanças de função
Quando uma pessoa assume novas funções, nem sempre basta a experiência anterior. Pode precisar de formação sobre novos processos, ferramentas, critérios de decisão, responsabilidades ou formas de coordenação.
Um percurso para mudanças de função facilita essa transição e evita que a aprendizagem dependa apenas da observação informal ou de explicações pontuais.
Percursos para chefias intermédias
As chefias intermédias costumam ter um papel-chave na transmissão de critérios, na coordenação de equipas e no acompanhamento do trabalho. Por isso, podem precisar de percursos específicos sobre liderança, comunicação, gestão de pessoas, feedback, planeamento ou tomada de decisões.
Este tipo de percurso ajuda a alinhar a forma de gerir equipas e reduz diferenças excessivas entre departamentos.
Percursos de atualização ou reciclagem
Algumas formações devem ser repetidas periodicamente: alterações regulamentares, prevenção, qualidade, segurança, proteção de dados, processos internos ou atualizações de produto. Nestes casos, o percurso deve permitir verificar quem realizou a atualização, quando a concluiu e com que resultado.
Percursos para colaboradores externos, parceiros ou clientes
Algumas empresas não formam apenas os seus colaboradores. Também precisam de formar distribuidores, colaboradores externos, franquias, clientes ou fornecedores. Nestes casos, os percursos ajudam a transmitir critérios comuns, explicar produtos ou serviços, melhorar a autonomia e reduzir pedidos repetidos.
Como conceber percursos formativos para empresas passo a passo
Conceber percursos formativos para empresas não significa criar percursos complexos desde o início. O mais recomendável é começar pelos perfis ou necessidades que geram mais carga, mais repetição ou mais risco se não forem bem geridos.
1. Identificar os perfis prioritários
O primeiro passo é decidir para quem se concebe o percurso. Pode ser um perfil profissional, um departamento, um nível de responsabilidade, uma etapa dentro da empresa ou um grupo externo.
Convém começar por perguntas simples:
- Que perfis precisam de formação recorrente?
- Que pessoas precisam de uma adaptação rápida?
- Onde se repetem mais dúvidas?
- Que conhecimentos são críticos para trabalhar com autonomia?
- Que processos geram mais erros quando não estão bem explicados?
Estas perguntas ajudam a definir prioridades.
2. Definir a finalidade do percurso
Antes de selecionar conteúdos, é importante concretizar para que serve o percurso. Não é o mesmo conceber um percurso para informar, treinar uma competência, cumprir um requisito, reduzir erros ou acelerar a autonomia de um novo colaborador.
Uma finalidade clara ajuda a decidir que conteúdos são necessários e quais podem ficar de fora.
3. Estabelecer objetivos de aprendizagem
Cada percurso deveria responder a objetivos concretos. No final, o participante deveria ser capaz de fazer algo, compreender algo ou aplicar determinados critérios.
Por exemplo:
- conhecer os processos internos básicos;
- utilizar corretamente uma ferramenta;
- aplicar um protocolo de atendimento;
- identificar as fases de um processo comercial;
- resolver ocorrências habituais;
- cumprir os requisitos de uma formação obrigatória;
- assumir novas responsabilidades de coordenação.
Quanto mais claros forem os objetivos, mais fácil será conceber o percurso e avaliar se cumpriu a sua finalidade.
4. Selecionar conteúdos e recursos
Depois de definidos os objetivos, convém selecionar os conteúdos realmente necessários. Em muitas empresas já existem materiais úteis: manuais, vídeos, apresentações, gravações, documentos de processo, guias internos ou recursos de produto.
O trabalho nem sempre consiste em criar conteúdo do zero. Muitas vezes, o primeiro passo é organizar o que já existe, eliminar duplicações, atualizar materiais e decidir que recurso se encaixa melhor em cada parte do percurso.
Este trabalho liga-se diretamente à necessidade de organizar a formação interna, porque não é possível construir bons percursos se os materiais estiverem dispersos, duplicados ou desatualizados.
5. Ordenar a sequência
Um percurso não deveria ser uma simples lista de conteúdos. A sequência importa. Há conhecimentos que devem ser adquiridos antes de outros. Também pode haver momentos em que convém combinar conteúdo autónomo, sessão síncrona, prática, atividade avaliável ou tutoria.
Uma sequência clara ajuda a pessoa a perceber por onde começar, o que deve concluir a seguir e como avançar sem se perder.
6. Combinar formatos
Nem todas as aprendizagens se trabalham da mesma forma. Alguns conteúdos podem resolver-se com documentos breves ou vídeos. Outros exigem uma sessão prática, uma atividade aplicada, um questionário, uma entrega ou um espaço de dúvidas.
Combinar formatos permite construir percursos mais úteis. A chave não está em acrescentar muitas ferramentas, mas em escolher as que melhor respondem a cada objetivo.
7. Definir critérios de aprovação
Um percurso precisa de critérios claros para saber quando se considera concluído. Em alguns casos, bastará percorrer os conteúdos obrigatórios. Noutros, será necessário concluir atividades, ser aprovado em questionários, assistir a sessões, entregar um trabalho prático ou obter uma nota mínima.
Definir estes critérios desde o início ajuda a comunicar melhor as expectativas e facilita o acompanhamento posterior.
8. Planear comunicações e lembretes
A comunicação também faz parte do percurso. Os participantes precisam de saber o que devem fazer, em que prazo, que conteúdos são prioritários, quando há sessões programadas e onde podem esclarecer dúvidas.
Mensagens de boas-vindas, lembretes, avisos de tarefas pendentes ou comunicações de encerramento podem melhorar muito a experiência e reduzir a carga do acompanhamento manual.
9. Rever o percurso com dados
Um percurso não deveria ficar fixo para sempre. Depois de posto em marcha, convém rever como funciona: que pessoas o concluem, em que pontos surgem dificuldades, que atividades geram mais dúvidas, que conteúdos são menos consultados ou que feedback dão os participantes.
Esta revisão permite ajustar a sequência, melhorar materiais, simplificar atividades ou reforçar determinados conteúdos.
O que convém medir em cada percurso
O acompanhamento de um percurso deve centrar-se em informação útil. Não se trata de medir tudo, mas de dispor de dados que ajudem a acompanhar melhor e a tomar decisões.
Alguns elementos importantes são:
- quem iniciou o percurso;
- em que ponto se encontra cada pessoa;
- que conteúdos foram concluídos;
- que atividades estão pendentes;
- que resultados foram obtidos;
- que pessoas mostram pouca atividade;
- que critérios de aprovação foram cumpridos;
- que evidências são conservadas;
- que avaliações fazem os participantes.
Esta informação permite agir a tempo. Se uma pessoa não inicia o percurso, pode precisar de um lembrete ou de apoio no acesso. Se muitas pessoas param no mesmo ponto, talvez o conteúdo não esteja claro ou a atividade precise de revisão. Se os resultados forem baixos, pode ser necessário reforçar uma parte do percurso.
O acompanhamento transforma o percurso numa ferramenta viva, e não numa estrutura fechada.
Como evitar que os percursos se tornem rígidos
Um percurso formativo deve trazer organização, mas não deveria tornar-se uma estrutura rígida que impeça a adaptação às necessidades reais. A empresa pode definir uma base comum e, ao mesmo tempo, permitir variações consoante o perfil, a experiência anterior, o calendário, a modalidade ou o nível de responsabilidade.
Por exemplo, um percurso de onboarding pode ter uma parte comum a todos os novos colaboradores e módulos específicos por departamento. Um percurso comercial pode incluir conteúdos obrigatórios sobre produto e recursos complementares consoante o mercado ou o tipo de cliente. Um percurso para chefias intermédias pode combinar formação comum com atividades adaptadas a cada área.
A flexibilidade é importante porque as empresas mudam. Surgem novos processos, novas ferramentas, novos produtos, novas regulamentações ou novas formas de organizar o trabalho. Por isso, os percursos devem poder ser atualizados sem que cada alteração obrigue a refazer todo o sistema.
O que uma plataforma de e-learning deveria facilitar
Quando uma empresa começa a trabalhar com percursos formativos, uma plataforma de e-learning pode ajudar a centralizar a estrutura, a comunicação, o acompanhamento e as evidências.
Uma boa plataforma deveria permitir criar cursos e agrupá-los em percursos coerentes para diferentes perfis. Também deveria facilitar a organização de recursos e atividades, a configuração de critérios de aprovação, o planeamento de comunicações e o acompanhamento individual e de grupo.
Além disso, deveria ajudar a responder a perguntas-chave:
- Que percursos tem atribuídos cada perfil?
- Quem iniciou o percurso?
- Quem está a avançar corretamente?
- Que pessoas têm atividades pendentes?
- Que resultados estão a ser obtidos?
- Que evidências são conservadas?
- Que conteúdos convém rever?
- Que percursos funcionam melhor?
A plataforma não substitui o desenho pedagógico nem a reflexão sobre as necessidades da empresa. Mas pode reduzir a dependência de e-mails, folhas de cálculo, pastas partilhadas ou verificações manuais.
De cursos isolados a percursos formativos com sentido
Conceber percursos formativos para empresas permite passar de uma formação interna baseada em ações soltas para um modelo mais organizado, coerente e escalável. A empresa deixa de perguntar apenas que cursos tem disponíveis e começa a perguntar o que cada perfil precisa de aprender para trabalhar melhor.
Isto ajuda a melhorar o onboarding, facilitar as mudanças de função, reduzir dúvidas repetidas, alinhar critérios entre equipas e acompanhar a formação realizada. Também permite reutilizar melhor os conteúdos existentes e adaptá-los a diferentes necessidades sem duplicar esforços.
Na Weeras Academy, as empresas podem estruturar programas de formação interna através de cursos, edições e percursos formativos, integrando recursos, atividades, comunicações, critérios de aprovação, acompanhamento individual e de grupo e relatórios num único ambiente. Isto pode ajudar a organizar percursos por perfil, acompanhar melhor o progresso de cada pessoa e conservar evidências da formação realizada.
Se a sua empresa está a rever como formar diferentes perfis sem depender de explicações repetidas, pastas dispersas ou acompanhamentos manuais, pode ser um bom momento para identificar que percursos convém estruturar e que informação precisa de ter para os gerir com mais clareza.
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[…] Quando a empresa integra pessoas em diferentes departamentos, é útil organizar o onboarding como um percurso formativo: uma sequência de cursos ou módulos, uns obrigatórios e outros opcionais, adaptada a cada perfil. Assim, todos os novos colaboradores partilham uma base comum e cada um conclui depois a parte que corresponde à sua função. Se quiser aprofundar esta abordagem, pode consultar o nosso guia sobre como criar percursos formativos para diferentes perfis. […]