Como levar a sua academia para uma plataforma e-learning própria: um plano em 5 passos
Neste artigo
Muitas academias começam a sua oferta online com o que têm à mão: uma pasta partilhada, um grupo de mensagens, videochamadas avulsas e uma folha de cálculo para as inscrições. Funciona enquanto há poucos cursos. Quando a oferta cresce, torna-se difícil saber quem fez o quê e cada curso novo multiplica o trabalho.
Dar o passo para uma plataforma e-learning própria põe ordem em tudo isso, e não é preciso fazê-lo de uma só vez. Este é um plano em cinco passos para que a mudança seja gradual e segura.
1. Faça o inventário da sua oferta formativa
Antes de mexer em qualquer ferramenta, liste os cursos que ministra e como os ministra: presenciais, online ou em regime misto; com datas fechadas ou com inscrição aberta todo o ano; curtos ou de longa duração. Anote também os materiais de cada um (documentos, vídeos, conteúdos SCORM, questionários) e onde estão guardados.
Este inventário dir-lhe-á que estrutura cada curso precisa. Também o ajudará a detetar materiais duplicados ou desatualizados que não vale a pena migrar.
2. Defina uma estrutura comum para os cursos
Quando cada formador organiza o seu curso à sua maneira, os formandos têm de aprender de novo a orientar-se em cada um. Escolha algumas estruturas-tipo de acordo com a duração e a complexidade do programa, e aplique-as a todos. Na Weeras Academy pode escolher a configuração estrutural de cada curso e definir valores por defeito para que os cursos novos já nasçam com essa forma.
Aproveite para decidir os critérios de aprovação: nota mínima, percentagem de atividades realizadas ou tempo mínimo de ligação ou de presença nas videoconferências. Tê-los claros desde o início evita discussões no fecho de cada grupo.
3. Crie cada curso uma vez e trabalhe por edições
O erro mais comum na migração é copiar o curso sempre que começa um grupo novo. É melhor criá-lo uma só vez e abrir uma edição para cada grupo, ajustando em cada uma a equipa formativa, a programação, as notificações ou os modelos de documentos. Explicamos em detalhe em como gerir várias edições do mesmo curso sem duplicar trabalho.
As edições também permitem combinar cursos com calendário e cursos com inscrição aberta 365 dias por ano, cada um ao seu ritmo.
4. Transfira formandos, formadores e canais de comunicação
Com os cursos prontos, é altura de registar as pessoas. Um carregamento em massa de utilizadores e inscrições poupa horas em comparação com o registo um a um. Depois, substitua os canais dispersos pelos da plataforma:
- Quadro de avisos para as indicações a todo o grupo.
- Tutorias para as dúvidas individuais, com opção de videoconferência.
- Correio com envios programados para os avisos.
- Videoconferências integradas para as sessões em direto, sem licenças externas.
Comunique a mudança com antecedência e explique aos formandos onde vão encontrar cada coisa a partir de agora. Um pequeno guia ou uma sessão de boas-vindas evita a maioria das dúvidas dos primeiros dias.
5. Comece com um piloto e meça antes de migrar tudo
Escolha um ou dois cursos para começar, com um grupo pequeno e formadores com vontade de experimentar. Durante o piloto, consulte os relatórios de acompanhamento individual e de grupo, recolha a opinião dos formandos com um inquérito e ajuste o que não funcionar. Com essa experiência, o resto dos cursos migra-se muito mais depressa.
Se a sua academia ministra formação bonificada através da FUNDAE (Espanha), inclua no piloto uma edição bonificada. Assim verificará desde o início o diagnóstico de requisitos da FUNDAE e a descarga de evidências.
O que ganha com a mudança
Uma plataforma própria não é apenas um sítio onde colocar materiais. Transmite uma imagem profissional aos formandos, reúne a informação de cada curso num só lugar e liberta tempo da equipa, que deixa de andar atrás de dados em ferramentas diferentes. Se está a comparar opções, veja o que deve ter uma plataforma e-learning para um centro de formação.
Quer ver como ficaria a sua oferta formativa na Weeras Academy? Peça uma demonstração gratuita e acompanhamo-lo desde o primeiro curso.
