Como fazer o diagnóstico de necessidades de formação na sua empresa: guia para RH
Neste artigo
- Porque o diagnóstico de necessidades de formação vem antes do planeamento
- De onde vêm as necessidades de formação
- Cinco passos para o diagnóstico de necessidades de formação
- Ferramentas simples para recolher a informação
- Do diagnóstico ao plano de formação
- Erros frequentes a evitar
- Um processo que se repete todos os anos
Antes de organizar um curso, é preciso saber o que falta. O diagnóstico de necessidades de formação é o passo que mais se salta e o que mais recursos poupa: evita formar no que não é preciso e deixar de lado o que é urgente. Este guia propõe-lhe um método simples para o fazer todos os anos sem o transformar num projeto interminável.
Porque o diagnóstico de necessidades de formação vem antes do planeamento
Muitas empresas montam o seu plano de formação com o que cada departamento pede ou repetindo os cursos do ano anterior. O resultado costuma ser um catálogo extenso, pouco ligado aos objetivos e difícil de justificar. Partir de um diagnóstico permite-lhe:
- Priorizar a formação que mais influencia o negócio.
- Distribuir o orçamento com critério e não por inércia.
- Explicar à direção e aos colaboradores porque se forma em cada tema.
- Medir depois se a formação respondeu à necessidade. Para aprofundar, veja como medir o impacto da formação interna.
De onde vêm as necessidades de formação
As necessidades não surgem apenas quando alguém pede um curso. Convém olhar para várias fontes:
- Os objetivos da empresa: novos produtos, mercados, processos ou ferramentas.
- As alterações legais que obrigam a formar determinados perfis.
- As avaliações de desempenho e as conversas com os responsáveis de equipa.
- Os dados do dia a dia: erros repetidos, incidentes, reclamações de clientes ou atrasos.
- Os próprios colaboradores, que costumam saber muito bem o que lhes falta para trabalhar melhor.
- As novas contratações e mudanças de função, que geram sempre necessidades concretas.
Cinco passos para o diagnóstico de necessidades de formação
- Parta dos objetivos. Reúna-se com a direção e anote as prioridades do ano e as competências que cada uma exige.
- Defina as competências por função. Basta uma lista curta de conhecimentos e capacidades para cada função ou grupo de funções.
- Recolha informação sem complicar. Combine um questionário curto para responsáveis e colaboradores, algumas entrevistas com chefias-chave e os dados que já tem.
- Compare o que existe com o que é preciso. A diferença entre o nível atual e o necessário é a necessidade de formação.
- Priorize. Ordene as necessidades por urgência e impacto: primeiro a formação obrigatória e o que afeta os objetivos principais.
Ferramentas simples para recolher a informação
Não é preciso um grande projeto de consultoria. Estas ferramentas chegam:
- Um questionário curto, com perguntas fechadas sobre competências e uma pergunta aberta.
- Entrevistas breves com chefias intermédias, que conhecem de perto o trabalho das suas equipas.
- Uma matriz de competências por função, numa folha de cálculo ou na sua plataforma de formação.
- Os resultados de cursos anteriores: participação, inquéritos de satisfação e avaliações.
Do diagnóstico ao plano de formação
Com as necessidades priorizadas, cada uma transforma-se numa ação de formação com objetivo, destinatários, formato, datas e forma de medir o resultado. Agrupar as ações por perfis ajuda a construir percursos formativos coerentes, e definir desde o início como fará o acompanhamento da formação interna evita surpresas no fim do ano.
Erros frequentes a evitar
- Perguntar apenas que curso cada pessoa quer fazer. As preferências são úteis, mas não substituem a análise.
- Fazer o diagnóstico uma vez e esquecê-lo. As necessidades mudam; revê-las todos os anos, ou quando os objetivos mudam, é fundamental.
- Confundir problemas de organização com falta de formação. Se um processo está mal desenhado, um curso não o vai resolver.
- Não partilhar os resultados. Quem participou no diagnóstico quer saber o que foi decidido.
Um processo que se repete todos os anos
O diagnóstico de necessidades de formação não é uma formalidade, mas a base de um plano de formação que se compreende e se pode defender. Com a Weeras Academy tem no mesmo lugar os cursos, os percursos e os resultados de cada pessoa, para que o diagnóstico do ano seguinte parta de dados reais.
Quer organizar a formação da sua empresa a partir das necessidades reais? Peça uma demonstração gratuita ou conte-nos o seu caso.
