Como organizar a formação interna de uma empresa sem depender de ferramentas dispersas
Organizar a formação interna de uma empresa pode parecer simples no início, sobretudo quando só se gerem ações pontuais. A formação interna costuma começar de forma simples: uma sessão presencial para explicar um novo procedimento, um documento partilhado com instruções, uma apresentação enviada por e-mail, um vídeo gravado para os novos colaboradores, um Excel para controlar quem assistiu, um formulário para recolher avaliações… No início, este sistema pode funcionar. Quando a empresa ainda tem poucas equipas envolvidas, a formação é gerida de forma pontual e os responsáveis sabem bem o que foi feito, quem participou e o que falta fazer.
O problema surge quando a formação começa a crescer: novos colaboradores, alterações nos processos internos, formação sobre produtos, atualização de protocolos, formação obrigatória, equipas em diferentes localizações, colaboradores externos, chefias intermédias que precisam de formar as suas equipas… Pouco a pouco, o que parecia gerível começa a fragmentar-se. Os conteúdos estão num sítio. As comunicações, noutro. O acompanhamento depende de uma folha de cálculo. As evidências são guardadas em pastas diferentes. E, quando alguém pergunta quem concluiu uma formação ou que conteúdos uma equipa recebeu, a resposta já não é imediata.
Organizar a formação interna não consiste apenas em ministrar cursos. Consiste em criar um sistema que permita planear, comunicar, acompanhar, monitorizar e conservar informação útil para melhorar.
Quando a formação interna cresce de forma informal
Muitas empresas não detetam o problema no início porque a formação interna se resolve com ferramentas que já utilizam no dia a dia: e-mail, videochamadas, documentos partilhados, folhas de cálculo, apresentações, pastas na nuvem ou chats de equipa. Estas ferramentas são úteis, mas nem sempre foram pensadas para gerir processos formativos completos. Servem para partilhar informação, mas não necessariamente para saber se uma pessoa frequentou uma formação. Permitem enviar materiais, mas nem sempre facilitam a sua estruturação num percurso. Ajudam a comunicar, mas podem gerar dispersão se cada curso, sessão ou departamento utilizar um canal diferente.
A consequência é que a empresa pode estar a fazer muita formação, mas ter pouca visibilidade sobre ela. E essa falta de visibilidade dificulta a resposta a perguntas muito básicas:
- Que formação recebeu cada pessoa?
- Que conteúdos estão atualizados e quais não estão?
- Quem tem atividades pendentes?
- Que equipas concluíram uma formação obrigatória?
- Que resultados foram obtidos?
- Que ações de formação se repetem todos os anos?
- Que evidências da formação realizada são conservadas?
Quando estas perguntas obrigam a rever e-mails, procurar pastas, consultar Excels ou pedir informação a várias pessoas, a gestão da formação começa a depender demasiado do esforço manual.
Sinais de que a formação interna precisa de ser organizada
Nem todas as empresas precisam de uma plataforma de formação desde o primeiro momento. Mas há sinais que indicam que a gestão atual começa a ficar aquém:
- Dispersão de materiais. Os conteúdos formativos estão espalhados por pastas, ligações, documentos, apresentações, vídeos, gravações de sessões e e-mails antigos. Isto dificulta que as pessoas encontrem a versão correta e aumenta o risco de utilizar materiais desatualizados.
- Falta de acompanhamento e visibilidade. A empresa sabe que uma formação foi ministrada, mas nem sempre consegue verificar facilmente quem a concluiu, quem não acedeu, quem foi aprovado numa avaliação ou quem precisa de reforço.
- Variabilidade e sobrecarga dos formadores. Cada novo colaborador recebe explicações semelhantes, mas nem sempre da mesma forma nem com os mesmos recursos. Isto pode gerar diferenças na experiência de onboarding e aumentar a carga de trabalho de quem forma.
- Coordenação limitada entre áreas. Recursos Humanos, responsáveis de departamento, formadores internos, administração, direção ou equipas técnicas podem participar na formação, mas sem um espaço comum é mais difícil manter uma visão partilhada.
- Necessidade de evidências. Em muitas formações, sobretudo se forem obrigatórias, avaliáveis ou financiáveis, não basta dizer que a formação foi realizada. É necessário poder conservar informação sobre participação, atividade, resultados ou conclusão.
Quando vários destes sinais surgem ao mesmo tempo, a formação interna deixa de ser uma atividade pontual e passa a exigir uma gestão mais estruturada.
Que riscos tem continuar a trabalhar com ferramentas soltas
Gerir a formação interna com ferramentas dispersas não é necessariamente um erro. Na verdade, muitas empresas começam assim porque é uma solução rápida e conhecida. O problema é que, à medida que a atividade formativa aumenta, este modelo gera custos invisíveis.
O primeiro é o tempo. Cada convocatória, lembrete, acompanhamento ou relatório obriga a reunir informação de diferentes lugares. O que antes se resolvia rapidamente começa a consumir muitas horas de coordenação.
O segundo é a inconsistência. Se cada departamento organizar a formação à sua maneira, pode haver diferenças na qualidade dos materiais, nos critérios de conclusão, no acompanhamento ou na comunicação com os participantes.
O terceiro é a perda de informação. Quando o conhecimento está distribuído entre pessoas, pastas e documentos, é mais fácil perder contexto. Se mudar o responsável por uma formação, pode ser difícil reconstruir o que foi feito, como foi feito e que resultados foram obtidos.
O quarto é a dificuldade em melhorar. Sem dados claros sobre participação, progresso, resultados ou satisfação, a empresa tem menos capacidade para detetar que formações funcionam, quais precisam de ajustes e onde surgem necessidades não cobertas.
E o quinto é a falta de escalabilidade. Um sistema muito manual pode aguentar-se enquanto há poucas ações de formação, mas torna-se frágil quando a empresa cresce, integra novas equipas ou precisa de formar de forma recorrente.
O que uma empresa deveria centralizar
Organizar a formação interna não significa digitalizar tudo de uma vez nem transformar cada conteúdo num curso complexo. Significa identificar que elementos convém centralizar para que a gestão seja mais clara e sustentável.
Os principais elementos a organizar são:
- Percursos formativos. Nem todas as pessoas precisam da mesma formação nem no mesmo momento. Definir percursos específicos para novos colaboradores, responsáveis de equipa, perfis técnicos, pessoal comercial ou colaboradores externos ajuda a oferecer uma experiência mais coerente e adaptada a cada necessidade.
- Objetivos e critérios da formação. Antes de organizar conteúdos ou atividades, convém definir o que se espera que as pessoas aprendam, que conhecimentos ou competências devem adquirir e como se verificará que a formação cumpriu a sua finalidade. Ter estes critérios claros facilita a conceção de ações de formação mais coerentes e alinhadas com as necessidades da empresa.
- Conteúdos. Manuais, vídeos, apresentações, documentos, ligações, recursos interativos ou gravações deveriam estar organizados de forma a que as pessoas possam aceder à informação de que precisam sem depender de e-mails antigos ou pastas pouco estruturadas.
- Atividades. Uma formação interna não tem de se limitar a partilhar conteúdos. Pode incluir questionários, exercícios, entregas, inquéritos, atividades práticas ou espaços de participação que permitam verificar a compreensão e favorecer a aplicação no posto de trabalho.
- Comunicações. Convocatórias, lembretes, instruções, avisos de tarefas pendentes ou mensagens de encerramento deveriam fazer parte do próprio processo formativo e não depender apenas de e-mails isolados.
- Acompanhamento. A empresa precisa de saber quem acedeu, quem está a avançar, quem conclui, quem cumpre os critérios estabelecidos e que pessoas precisam de uma intervenção adicional.
- Evidências. Em determinados contextos, é importante conservar registos de participação, conclusão, resultados, assiduidade ou avaliação da formação.
- Melhoria contínua. Uma gestão organizada permite rever que ações de formação se repetem, quais têm melhores resultados, onde surgem dificuldades e que conteúdos precisam de ser atualizados.
Como organizar a formação interna passo a passo
Não é necessário transformar toda a formação da empresa de uma só vez. O mais eficaz costuma ser avançar de forma progressiva, identificando que conteúdos existem, como estão a ser geridos e que aspetos geram mais dificuldades. Estes passos podem servir de guia para começar a estruturar a formação interna de forma mais organizada e sustentável:
- Fazer um inventário da formação que já existe na empresa. Não se trata apenas de listar cursos formais, mas também sessões internas, materiais de onboarding, protocolos, formações recorrentes, explicações de produto, workshops, manuais ou conteúdos habitualmente partilhados com colaboradores ou parceiros.
- Agrupar as ações de formação por finalidade. Por exemplo: onboarding, formação técnica, formação de produto, processos internos, prevenção de riscos, conformidade regulamentar, competências transversais, formação comercial ou formação dirigida a clientes e parceiros.
- Identificar os destinatários. Uma mesma empresa pode precisar de percursos diferentes consoante o perfil profissional, o departamento, a localização, o nível de responsabilidade ou o momento em que cada pessoa se encontra na organização.
- Converter os conteúdos soltos em estruturas formativas mais claras. Nem sempre será necessário criar cursos extensos. Por vezes, bastarão módulos breves, pílulas formativas, percursos simples ou recursos organizados numa sequência lógica.
- Definir critérios de conclusão. Basta aceder ao conteúdo? É necessário concluir uma atividade? É preciso ser aprovado num questionário? É necessário assistir a uma sessão síncrona? Exige-se uma avaliação final? Sem estes critérios, é difícil saber quando uma formação pode ser considerada realizada.
- Estabelecer um sistema de acompanhamento. A empresa deveria poder consultar o progresso dos participantes sem ter de reconstruir manualmente a informação.
- Rever periodicamente os resultados e fazer os ajustes necessários. A formação interna deve evoluir com a empresa. Novos processos, novas ferramentas, alterações regulamentares, novas necessidades das equipas ou o feedback dos participantes podem exigir ajustes nos conteúdos e na forma de os ministrar.
Quando faz sentido utilizar uma plataforma de e-learning
Se uma empresa realiza uma sessão isolada para um grupo pequeno, pode geri-la com ferramentas simples. Uma plataforma começa a acrescentar valor quando a formação se repete, quando participam muitas pessoas, quando há vários perfis envolvidos, quando é necessário acompanhamento ou quando a empresa quer conservar evidências do que foi realizado. Também faz sentido quando a formação combina diferentes formatos: conteúdos online, sessões presenciais, videoconferências, atividades, questionários, tutorias, comunicações e inquéritos. Nestes casos, dispor de um ambiente comum ajuda a que a experiência seja mais coerente.
Outro cenário habitual é o onboarding. Cada novo colaborador precisa de aceder a informação-chave sobre a empresa, os seus processos, ferramentas, produtos e forma de trabalhar. Se este processo estiver estruturado, a experiência é mais clara para quem chega e mais eficiente para a organização. Também é útil quando a empresa quer conceber percursos por perfil. Não é o mesmo formar um novo colaborador, uma chefia intermédia, uma equipa comercial, um técnico de suporte ou um colaborador externo. Uma plataforma permite organizar percursos diferentes e acompanhar cada um deles.
Por último, uma plataforma pode ser especialmente relevante quando a empresa precisa de justificar ou documentar a formação realizada. Nestes casos, a rastreabilidade deixa de ser um elemento acessório e torna-se uma parte essencial da gestão.
De ministrar formação a gerir conhecimento
O desafio da formação interna não é apenas oferecer cursos. É construir um sistema que ajude a empresa a partilhar conhecimento, atualizá-lo, medi-lo e fazê-lo chegar às pessoas certas no momento certo. Quando a formação está bem organizada, deixa de depender de esforços isolados. Os conteúdos são mais bem reutilizados, os novos colaboradores recebem uma experiência mais homogénea, os responsáveis têm mais visibilidade e a empresa pode tomar decisões com mais informação.
Organizar a formação interna não significa complicá-la. Pelo contrário: significa reduzir a dispersão, facilitar o acesso, melhorar o acompanhamento e libertar tempo para se concentrar no que é importante: que as pessoas aprendam, apliquem o que aprenderam e contribuam para o crescimento da organização. Na Weeras Academy, as empresas podem estruturar os seus programas de formação interna através de cursos, edições e percursos formativos, integrando recursos, atividades, comunicações, acompanhamento e ferramentas de gestão num único ambiente. Se a sua empresa começa a notar que a formação interna depende demasiado de e-mails, pastas, folhas de cálculo ou processos manuais, pode ser um bom momento para rever como a organizar de forma mais clara, escalável e sustentável.
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[…] de estruturar melhor os seus cursos, materiais e processos, pode ser útil começar por rever como organizar a formação interna de forma mais clara antes de aprofundar o […]