Nola diseinatu prestakuntza-ibilbideak enpresa bateko profil desberdinetarako
Enpresentzako prestakuntza-ibilbideek gero eta ohikoagoa den egoera bat ordenatzen laguntzen dute: pertsona guztiek ez dute gauza bera ikasi behar, ez sakontasun-maila berean, ez une berean. Erakunde askotan, barne-prestakuntza gaien arabera antolatzen hasten da: barne-prozesuei buruzko prestakuntza bat, tresna berri bati buruzko saio bat, produktu-ikastaro bat, araudiaren eguneratze bat edo langile berrientzako onboarding-jarduera bat.
Hasieran, ikuspegi horrek funtziona dezake. Taldeak txikiak dira, beharrak antzekoak dira eta prestakuntzaren arduradunek ondo dakite profil bakoitzak zer ikasi behar duen. Baina arazoa enpresa hazten denean edo prestakuntza errepikakorragoa bihurtzen denean agertzen da. Langile berri batek ez ditu rolez aldatzen den pertsona batek dituen behar berak. Merkataritza-talde batek ez du talde tekniko baten ibilbide bera behar. Tarteko arduradun batek prozedura zehatz bat eguneratu behar duen pertsona batena ez bezalako prestakuntza behar du.
Prestakuntza profiletara egokitzen ez denean, bi arazo ager daitezke aldi berean: pertsona batzuek behar ez dituzten edukiak jasotzen dituzte eta beste batzuek ez dute beren lanerako garrantzitsua litzatekeen informaziorik jasotzen. Prestakuntza-ibilbideak diseinatzeak ikaskuntza-ibilbide argiagoak, esanguratsuagoak eta jarraitzeko errazagoak egituratzeko aukera ematen du.
Gainera, enpresa bere barne-prestakuntza ordenatzen hasi bada, urrats honek kudeaketa orokor batetik rol bakoitzera hobeto egokitutako prestakuntza baterako aurrera egiten laguntzen du. Ildo horretan, barne-prestakuntza antolatzeko eta barne-prestakuntzaren jarraipena egiteko aurreko lana osa dezake.
Zergatik ez duten pertsona guztiek prestakuntza bera behar
Enpresa batean profil oso desberdinak bizi dira elkarrekin. Pertsona batzuk sartu berriak dira eta erakundearen kultura, prozesuak, tresnak eta lan egiteko modua ulertu behar dituzte. Beste batzuek dagoeneko ezagutzen dute enpresa, baina ezagutzak eguneratu, erantzukizun berriak hartu edo prozeduretako aldaketa batera egokitu behar dute.
Sailen artean ere badaude desberdintasunak. Merkataritza-taldeak produktuari, argudioei, eragozpenei, salmenta-prozesuei edo CRM tresnei buruzko prestakuntza behar izan dezake. Laguntza-taldeak ezagutza teknikoagoak, arreta-protokoloak, gorabeheren kudeaketa edo eskalatze-irizpideak behar izan ditzake. Tarteko arduradunek lidergoari, komunikazioari, taldeen jarraipenari edo errendimenduaren kudeaketari buruzko prestakuntza behar izan dezakete.
Gainera, profil guztiek ez dute harreman bera enpresarekin. Erakunde batzuek kanpoko laguntzaileak, banatzaileak, partnerrak, bezeroak edo hornitzaileak ere prestatzen dituzte. Kasu horietan, prestakuntzak are argiagoa eta egituratuagoa izan behar du, enpresak ezin baitu beti azalpen informaletan edo aurrez aurreko laguntzan oinarritu.
Horregatik, barne-prestakuntza edukien arabera bakarrik antolatzea motz gera daiteke. Pentsatu behar da, halaber, nork zer ikasi behar duen, noiz behar duen eta zer helbururekin.
Enpresak prestakuntza-ibilbideak behar dituela adierazten duten seinaleak
Enpresa guztiek ez dute ibilbide konplexuak diseinatu behar lehen unetik. Baina badira barne-prestakuntzak antolaketa egituratuagoa behar duela adierazten duten seinaleak.
Seinale horietako batzuk hauek dira:
- Langile berri bakoitzak antzeko azalpenak jasotzen ditu, baina ez beti ordena berean ezta material berekin ere. Horrek aldeak sor ditzake onboarding-esperientzian eta profil berriei laguntzen dieten pertsonen karga handitu.
- Arduradunek behin eta berriz errepikatzen dituzte argibide berak. Zalantzak errepikatzen direnean, ez du beti esan nahi taldeak ondo ulertu ez duenik. Askotan adierazten du prozesuak, tresnak edo lan-irizpideak azaltzeko ibilbide argi, eskuragarri eta komun bat falta dela.
- Talde batzuek beren rolera edo esperientzia-mailara egokitzen ez den prestakuntza jasotzen dute. Horrek interes falta, denbora-galera edo barne-prestakuntzak eguneroko lanari benetako baliorik ematen ez dion sentsazioa eragin dezake.
- Eduki bikoiztuak daude karpeta, aurkezpen, ikastaro edo dokumentu desberdinetan. Profilen araberako egitura argirik ez badago, erraza da arlo bakoitzak bere materialak sortzea eta, denborarekin, azalpen beraren bertsio desberdinak agertzea.
Gainera, profil bakoitzak zer prestakuntza egin behar duen argi ez dagoenean, zailagoa da jakitea zer eduki diren derrigorrezkoak, zein osagarriak eta pertsona bakoitzak zer ibilbide jarraitu beharko lukeen. Egoera hori nabarmenagoa izan ohi da rol-aldaketetan, barne-igoeretan, talde berrien sarreran edo erakundearen hazkundean.
Egoera horietako batzuk errepikatzen direnean, enpresak ez du eduki gehiago behar bakarrik. Prestakuntza-arkitektura argiagoa behar du. Enpresentzako prestakuntza-ibilbideek, hain zuzen ere, arkitektura hori ordenatzeko eta prestakuntza profil, rol eta behar zehatzekin lotzeko aukera ematen dute.
Zer arrisku ditu guztiak ibilbide berarekin prestatzeak
Prestakuntza bera guztiei eskaintzea informazioa erakunde osora iristen dela ziurtatzeko modu erraza irudi dezake. Hala ere, enpresa hazi ahala, ikuspegi horrek arazoak sor ditzake:
- Gainkarga. Pertsona batek bere lanpostuarekin lotuta ez dagoen informazio gehiegi jasotzen badu, litekeena da interesa galtzea, zailtasunez aurrera egitea edo beretzat benetan garrantzitsuak diren edukiak ez identifikatzea.
- Sakontasun falta. Ikastaro berak profil oso desberdinentzat balio dezan, askotan edukia maila orokorregian uzten da. Horren ondorioz, pertsona batzuek ez dute beren funtzioa ondo betetzeko behar duten prestakuntza espezifikoa jasotzen.
- Prestakuntza-hutsuneak agertzea. Profil bakoitzak zer ikasi behar duen definitzen ez denean, pentsa daiteke ezagutza batzuk dagoeneko eskuratu direla, horren ebidentzia argirik egon ez arren.
- Jarraipena egiteko zailtasuna. Profil guztiak ibilbide beretik igarotzen badira, baina behar desberdinekin, zailagoa da datuak interpretatzea. Jarduera baxua denbora faltagatik, garrantzi faltagatik, eduki gehiegigatik edo ikaskuntzarekiko benetako zailtasunagatik izan daiteke.
- Eskalagarritasun txikia. Prestakuntza banakako azalpenen eta inprobisatutako egokitzapenen mende dagoenean, taldearen hazkunde bakoitzak arduradunen lan-karga handitzen du.
Zer da prestakuntza-ibilbide bat enpresa baten barruan
Prestakuntza-ibilbide bat profil, funtzio edo behar zehatz baterako diseinatutako ikaskuntza-bide antolatu bat da. Ez da ikastaroak taldekatzea bakarrik. Zentzua duen ibilbide bat definitzea da: pertsona batek zer ikasi behar duen, zer ordenatan, zer baliabiderekin, zer jardueren bidez eta zer irizpiderekin joko den prestakuntza amaitu duela.
Ibilbide batek mota desberdinetako edukiak izan ditzake: dokumentuak, bideoak, saio sinkronoak, jarduera praktikoak, galdetegiak, ariketak, tutoretzak, kontsulta-baliabideak, ebaluazioak edo inkestak. Derrigorrezko prestakuntza eta prestakuntza osagarria ere konbina ditzake.
Gakoa da ibilbideak helburu argi bati erantzutea. Adibidez:
- langile berri batek denbora gutxiagoan autonomia lortzea;
- rolez aldatzen den pertsona batek bere erantzukizun berriak ulertzea;
- merkataritza-talde batek produktuaren diskurtsoa menderatzea;
- tarteko arduradunen talde batek kudeaketa-irizpideak partekatzea;
- langile guztiek derrigorrezko prozedura bat eguneratzea;
- kanpoko laguntzaile batek enpresaren lan-estandarrak ezagutzea.
Ibilbidea ondo diseinatuta dagoenean, pertsonak badaki zer egin behar duen eta enpresak hobeto lagun dezake prozesuan. Gainera, erakundeak dagoeneko badu barne-prestakuntzaren jarraipena egiteko sistema bat, errazago egiazta dezake zer pertsonak egiten duten aurrera, zer jarduera geratzen diren egiteke eta zer profilek behar duten errefortzua.
Enpresa batek behar izan ditzakeen prestakuntza-ibilbide motak
Enpresa bakoitzak bere ibilbideak definitu behar ditu bere jardueraren, egituraren eta lehentasunen arabera. Hala ere, badira erakunde askotan agertu ohi diren ibilbide ohiko batzuk.
Onboarding-ibilbidea
Onboarding-a kasu argienetako bat da. Langile berri batek enpresa, haren kultura, tresnak, prozesuak, komunikazio-kanalak, erreferentziazko pertsonak eta bere lanpostuari lotutako itxaropenak ezagutu behar ditu.
Onboarding-ibilbide batek saihesten laguntzen du langile berri bakoitza managerraren edo taldearen erabilgarritasunaren mende bakarrik egotea. Esperientzia homogeneoagoa eskaintzeko eta lehen asteetan errepikatzen diren zalantzak murrizteko aukera ere ematen du.
Rol profesionalaren araberako ibilbideak
Lanpostu guztiek ez dute prestakuntza bera behar. Merkataritza-, teknika-, administrazio-, irakaskuntza-, eragiketa- edo bezeroarentzako arreta-profil batek ibilbide espezifikoak behar izan ditzake. Rolen araberako ibilbideak diseinatzeak prestakuntza lanpostu bakoitzaren benetako zereginekin lotzen laguntzen du.
Ibilbide horiek enpresa osoarentzako zati komun bat eta sailaren, funtzioaren edo erantzukizun-mailaren araberako zati espezifiko bat izan ditzakete.
Rol-aldaketetarako ibilbideak
Pertsona batek funtzio berriak hartzen dituenean, ez da beti nahikoa aurretiko esperientzia. Prozesu, tresna, erabaki-irizpide, erantzukizun edo koordinazio-modu berriei buruzko prestakuntza behar izan dezake.
Rol-aldaketetarako ibilbide batek trantsizio hori errazten du eta saihesten du ikaskuntza behaketa informalaren edo azalpen puntualen mende bakarrik egotea.
Tarteko arduradunentzako ibilbideak
Tarteko arduradunek funtsezko zeregina izan ohi dute irizpideak transmititzean, taldeak koordinatzean eta lanaren jarraipena egitean. Horregatik, lidergoari, komunikazioari, pertsonen kudeaketari, feedbackari, plangintzari edo erabakiak hartzeari buruzko ibilbide espezifikoak behar izan ditzakete.
Ibilbide mota horrek taldeak kudeatzeko modua lerrokatzen laguntzen du eta sailen arteko desberdintasun handiegiak murrizten ditu.
Eguneratze- edo birziklatze-ibilbideak
Prestakuntza batzuk aldian-aldian errepikatu behar dira: araudi-aldaketak, prebentzioa, kalitatea, segurtasuna, datuen babesa, barne-prozesuak edo produktu-eguneratzeak. Kasu horietan, ibilbideak egiaztatzeko aukera eman behar du nork egin duen eguneratzea, noiz amaitu duen eta zer emaitzarekin.
Laguntzaile, partner edo bezeroentzako ibilbideak
Enpresa batzuek ez dituzte beren langileak bakarrik prestatzen. Banatzaileak, kanpoko laguntzaileak, frankiziak, bezeroak edo hornitzaileak ere prestatu behar dituzte. Kasu horietan, ibilbideek irizpide komunak transmititzen, produktuak edo zerbitzuak azaltzen, autonomia hobetzen eta errepikatutako kontsultak murrizten laguntzen dute.
Nola diseinatu enpresentzako prestakuntza-ibilbideak urratsez urrats
Enpresentzako prestakuntza-ibilbideak diseinatzeak ez du esan nahi hasieratik ibilbide konplexuak sortzea. Gomendagarriena da ondo kudeatzen ez badira karga, errepikapen edo arrisku gehien sortzen duten profil edo beharrekin hastea.
1. Lehentasunezko profilak identifikatzea
Lehen urratsa ibilbidea norentzat diseinatzen den erabakitzea da. Profil profesional bat, sail bat, erantzukizun-maila bat, enpresaren barruko etapa bat edo kanpoko kolektibo bat izan daiteke.
Komeni da galdera sinpleekin hastea:
- Zer profilek behar dute prestakuntza errepikakorra?
- Zer pertsonak behar dute egokitzapen azkarra?
- Non errepikatzen dira zalantza gehien?
- Zer ezagutza dira kritikoak autonomiaz lan egiteko?
- Zer prozesuk sortzen dituzte akats gehien ondo azalduta ez daudenean?
Galdera horiek lehenesten laguntzen dute.
2. Ibilbidearen helburua definitzea
Edukiak hautatu aurretik, garrantzitsua da ibilbidea zertarako den zehaztea. Ez da gauza bera ibilbide bat diseinatzea informatzeko, trebetasun bat entrenatzeko, baldintza bat betetzeko, akatsak murrizteko edo langile berri baten autonomia azkartzeko.
Helburu argi batek erabakitzen laguntzen du zer eduki diren beharrezkoak eta zein gera daitezkeen kanpoan.
3. Ikaskuntza-helburuak ezartzea
Ibilbide bakoitzak helburu zehatzei erantzun beharko lieke. Ibilbidea amaitzean, parte-hartzaileak zerbait egin, ulertu edo irizpide jakin batzuk aplikatu ahal izan beharko lituzke.
Adibidez:
- oinarrizko barne-prozesuak ezagutzea;
- tresna bat behar bezala erabiltzea;
- arreta-protokolo bat aplikatzea;
- merkataritza-prozesu baten faseak identifikatzea;
- ohiko gorabeherak konpontzea;
- derrigorrezko prestakuntza baten baldintzak betetzea;
- koordinazio-erantzukizun berriak hartzea.
Helburuak zenbat eta argiagoak izan, orduan eta errazagoa izango da ibilbidea diseinatzea eta bere helburua bete duen ebaluatzea.
4. Edukiak eta baliabideak hautatzea
Helburuak definitu ondoren, komeni da benetan beharrezkoak diren edukiak hautatzea. Enpresa askotan badaude jada material erabilgarriak: eskuliburuak, bideoak, aurkezpenak, grabazioak, prozesu-dokumentuak, barne-gidak edo produktu-baliabideak.
Lana ez da beti edukia hutsetik sortzea. Askotan, lehen urratsa dagoena ordenatzea, bikoiztasunak ezabatzea, materialak eguneratzea eta ibilbidearen zati bakoitzean zer baliabide egokitzen den hobeto erabakitzea da.
Lan hori zuzenean lotzen da barne-prestakuntza antolatzeko beharrarekin, ezin baitira ibilbide onak eraiki materialak sakabanatuta, bikoiztuta edo eguneratu gabe badaude.
5. Sekuentzia ordenatzea
Ibilbide bat ez litzateke edukien zerrenda soil bat izan behar. Sekuentziak garrantzia du. Badira beste batzuk baino lehen eskuratu behar diren ezagutzak. Izan daitezke, halaber, eduki autonomoa, saio sinkronoa, praktika, jarduera ebaluagarria edo tutoretza konbinatzea komeni den uneak.
Sekuentzia argi batek pertsonari ulertzen laguntzen dio nondik hasi, ondoren zer amaitu behar duen eta nola egin aurrera galdu gabe.
6. Formatuak konbinatzea
Ikaskuntza guztiak ez dira berdin lantzen. Eduki batzuk dokumentu labur edo bideoekin konpon daitezke. Beste batzuek saio praktiko bat, jarduera aplikatu bat, galdetegi bat, entrega bat edo zalantzetarako espazio bat behar dute.
Formatuak konbinatzeak ibilbide erabilgarriagoak eraikitzeko aukera ematen du. Gakoa ez da tresna asko gehitzea, helburu bakoitzari hobekien erantzuten diotenak aukeratzea baizik.
7. Gainditzeko irizpideak definitzea
Ibilbide batek irizpide argiak behar ditu noiz jotzen den amaitutzat jakiteko. Kasu batzuetan, nahikoa izango da derrigorrezko edukiak egitea. Beste batzuetan, jarduerak amaitu, galdetegiak gainditu, saioetara joan, praktika bat entregatu edo gutxieneko nota bat lortu beharko da.
Irizpide horiek hasieratik definitzeak itxaropenak hobeto komunikatzen laguntzen du eta ondorengo jarraipena errazten du.
8. Komunikazioak eta oroigarriak planifikatzea
Komunikazioa ere ibilbidearen parte da. Parte-hartzaileek jakin behar dute zer egin behar duten, zer epetan, zer eduki diren lehentasunezkoak, noiz dauden programatutako saioak eta non argitu ditzaketen zalantzak.
Ongietorri-mezuek, oroigarriek, egiteke dauden zereginen abisuek edo amaierako komunikazioek asko hobe dezakete esperientzia eta eskuzko jarraipenaren karga murriztu.
9. Ibilbidea datuekin berrikustea
Ibilbide bat ez litzateke betiko finko geratu behar. Martxan jarri ondoren, komeni da nola funtzionatzen duen berrikustea: zer pertsonak amaitzen duten, zer puntutan agertzen diren zailtasunak, zer jarduerak sortzen dituzten zalantza gehien, zer eduki kontsultatzen diren gutxien edo zer feedback ematen duten parte-hartzaileek.
Berrikuspen horri esker sekuentzia doitu, materialak hobetu, jarduerak sinplifikatu edo eduki jakin batzuk indartu daitezke.
Zer neurtzea komeni den ibilbide bakoitzean
Ibilbide baten jarraipenak informazio erabilgarrian zentratu behar du. Ez da dena neurtzea, hobeto laguntzen eta erabakiak hartzen lagunduko duten datuak izatea baizik.
Elementu garrantzitsu batzuk hauek dira:
- nork hasi duen ibilbidea;
- pertsona bakoitza zein puntutan dagoen;
- zer eduki amaitu diren;
- zer jarduera dauden egiteke;
- zer emaitza lortu diren;
- zer pertsonak erakusten duten jarduera baxua;
- zer gainditzeko irizpide bete diren;
- zer ebidentzia gordetzen diren;
- zer balorazio egiten duten parte-hartzaileek.
Informazio horri esker garaiz jardun daiteke. Pertsona batek ez badu ibilbidea hasten, oroigarri bat edo sarbiderako laguntza behar izan dezake. Pertsona asko puntu berean gelditzen badira, agian edukia ez dago argi edo jarduerak berrikuspena behar du. Emaitzak baxuak badira, baliteke ibilbidearen zati bat indartu behar izatea.
Jarraipenak ibilbidea tresna bizi bihurtzen du, ez egitura itxi.
Nola saihestu ibilbideak ibilbide zurrun bihurtzea
Prestakuntza-ibilbide batek ordena eman behar du, baina ez litzateke benetako beharretara egokitzea eragozten duen egitura zurrun bihurtu behar. Enpresak oinarri komun bat defini dezake eta, aldi berean, profilaren, aurretiko esperientziaren, egutegiaren, modalitatearen edo erantzukizun-mailaren araberako aldaerak onartu.
Adibidez, onboarding-ibilbide batek langile berri guztientzako zati komun bat eta sailaren araberako modulu espezifikoak izan ditzake. Merkataritza-ibilbide batek produktuari buruzko derrigorrezko edukiak eta merkatuaren edo bezero motaren araberako baliabide osagarriak izan ditzake. Tarteko arduradunentzako ibilbide batek prestakuntza komuna eta arlo bakoitzera egokitutako jarduerak konbina ditzake.
Malgutasuna garrantzitsua da enpresak aldatu egiten direlako. Prozesu, tresna, produktu, araudi edo lana antolatzeko modu berriak agertzen dira. Horregatik, ibilbideak eguneratu ahal izan behar dira, aldaketa bakoitzak sistema osoa berregitera behartu gabe.
Zer erraztu beharko luke e-learning plataforma batek
Enpresa bat enpresentzako prestakuntza-ibilbideekin lan egiten hasten denean, e-learning plataforma batek egitura, komunikazioa, jarraipena eta ebidentziak zentralizatzen lagun dezake.
Plataforma on batek ikastaroak sortzeko eta profil desberdinentzako ibilbide koherenteetan taldekatzeko aukera eman beharko luke. Baliabideen eta jardueren antolaketa, gainditzeko irizpideen konfigurazioa, komunikazioen plangintza eta banakako eta taldeko jarraipena erraztu beharko lituzke, halaber.
Gainera, funtsezko galderei erantzuten lagundu beharko luke:
- Zer ibilbide ditu esleituta profil bakoitzak?
- Nork hasi du ibilbidea?
- Nork egiten du aurrera behar bezala?
- Zer pertsonak dituzte jarduerak egiteke?
- Zer emaitza lortzen ari dira?
- Zer ebidentzia gordetzen dira?
- Zer eduki berrikustea komeni da?
- Zer ibilbidek funtzionatzen dute hobeto?
Plataformak ez ditu ordezkatzen diseinu pedagogikoa ezta enpresaren beharrei buruzko hausnarketa ere. Baina posta elektronikoen, kalkulu-orrien, partekatutako karpeten edo eskuzko egiaztapenen mendekotasuna murriztu dezake.
Ikastaro isolatuetatik zentzuzko prestakuntza-ibilbideetara
Enpresentzako prestakuntza-ibilbideak diseinatzeak aukera ematen du ekintza solteetan oinarritutako barne-prestakuntza batetik eredu ordenatuago, koherenteago eta eskalagarriago batera igarotzeko. Enpresak zer ikastaro dituen eskuragarri galdetzeari uzten dio eta profil bakoitzak hobeto lan egiteko zer ikasi behar duen planteatzen hasten da.
Horrek onboarding-a hobetzen, rol-aldaketak errazten, errepikatutako zalantzak murrizten, taldeen arteko irizpideak lerrokatzen eta egindako prestakuntzaren jarraipena egiten laguntzen du. Dauden edukiak hobeto berrerabiltzeko eta behar desberdinetara egokitzeko aukera ere ematen du, ahaleginak bikoiztu gabe.
Weeras Academy-n, enpresek barne-prestakuntzako programak egitura ditzakete ikastaro, edizio eta prestakuntza-ibilbideen bidez, baliabideak, jarduerak, komunikazioak, gainditzeko irizpideak, banakako eta taldeko jarraipena eta txostenak ingurune bakarrean txertatuz. Horrek profilen araberako ibilbideak ordenatzen, pertsona bakoitzaren aurrerapenean hobeto laguntzen eta egindako prestakuntzaren ebidentziak gordetzen lagun dezake.
Zure enpresa profil desberdinak nola prestatu berrikusten ari bada, errepikatutako azalpenen, karpeta sakabanatuen edo eskuzko jarraipenen mende egon gabe, une ona izan daiteke zer ibilbide egituratzea komeni den eta horiek argitasun handiagoz kudeatzeko zer informazio behar duzun identifikatzeko.