Nola egin zure enpresako barne-prestakuntzaren jarraipena
Barne-prestakuntza antolatzea garrantzitsua da, baina martxan jarri ondoren galdera garrantzitsu bat agertzen da: nola jakin benetan funtzionatzen ari den? Barne-prestakuntzaren jarraipenari esker, ikusgarritasuna izan daiteke nor sartzen den, nork egiten duen aurrera, nork amaitzen dituen jarduerak, zer emaitza lortzen diren eta zer pertsonak behar dezaketen laguntza.
Zure enpresa oraindik aurreko fase batean badago eta bere ikastaroak, materialak eta prozesuak hobeto egituratu behar baditu, erabilgarria izan daiteke barne-prestakuntza modu argiagoan nola antolatu berrikusten hastea jarraipenean sakondu aurretik.
Barne-prestakuntza tresna sakabanatuekin kudeatzen denean, jarraipena posta elektronikoen, kalkulu-orrien, eskuzko berrespenen, kanpoko formularioen edo arduradun desberdinen artean banatutako informazioaren mende egon ohi da. Horrek funtziona dezake oso ekintza puntualetan, baina ez da oso jasangarria enpresak modu errepikakorrean prestatu behar duenean, profil desberdinekin lan egin, egindako prestakuntza justifikatu edo datuetan oinarritutako erabakiak hartu behar dituenean.
Barne-prestakuntzaren jarraipena egitea ez da kontrolatzea bakarrik. Ikusgarritasuna izatea da, hobeto laguntzeko, zailtasunak garaiz antzemateko eta prestakuntzaren eragina hobetzeko.
Zergatik den jarraipena barne-prestakuntzaren funtsezko zati bat
Prestakuntza-ekintza bat ez da amaitzen eduki bat argitaratzen denean edo saio bat ematen denean. Prestakuntzak balioa izan dezan, enpresak jakin behar du zer gertatzen den ondoren. Jarraipenari esker egiazta daiteke pertsonak materialetara sartzen diren, aurreikusitako ibilbidean aurrera egiten duten, jarduerak amaitzen dituzten, definitutako irizpideak gainditzen dituzten eta prestakuntzak hobetzeko informazio erabilgarria sortzen duen.
Jarraipenik gabe, enpresa denbora eta baliabideak inbertitzen egon daiteke prestakuntzan, haren emaitzen ikuspegi argirik izan gabe. Hori bereziki garrantzitsua da prestakuntza errepikakorretan, hala nola onboarding-a, barne-prozesuak, produktu-prestakuntza, arriskuen prebentzioa, araudia betetzea, bezeroarentzako arreta, tresna digitalak edo merkataritza-prestakuntza.
Kasu horietan guztietan, ez da nahikoa prestakuntza pertsonen «eskura jartzea». Jakin behar da egiten ari den eta bere helburua betetzen ari den.
Zer arazo agertzen dira jarraipenik ez dagoenean
Barne-prestakuntzaren jarraipen argirik ez izateak hainbat arazo sortzen ditu:
- Ikusgarritasun falta. Enpresak jakin dezake prestakuntza bat abiarazi dela, baina ez du argi izango nork hasi duen, nork amaitu duen edo nor geratu den erdibidean.
- Berandu esku hartzea. Prozesuan zailtasunak antzematen ez badira, baliteke pertsona batek aurrera egiteari uztea inork ohartu gabe amaierara arte, egoera bideratzea zailagoa denean.
- Karga administratiboa. Jarraipena eskuz egiten denean, txosten bakoitzak leku desberdinetako datuak biltzea, kalkulu-orriak berrikustea, erantzunak alderatzea edo hainbat arduradunei berrespenak eskatzea eskatzen du.
- Ebidentzia falta. Prestakuntza batzuetan, batez ere derrigorrezkoak, ebaluagarriak edo hobarigarriak badira, enpresak parte-hartzeari, jarduerari, emaitzei edo amaierari buruzko informazioa gorde behar du.
- Hobetzeko zailtasuna. Jarduerari eta emaitzei buruzko daturik gabe, zailagoa da jakitea zer edukik funtzionatzen duten, zer jarduerak sortzen dituzten zalantzak, zer profilek behar duten laguntza edo zer prestakuntza eguneratu beharko liratekeen.
Zer neurtzea komeni den barne-prestakuntzaren jarraipenean
Jarraipen ona egiteko, ez da beharrezkoa dena neurtzea. Garrantzitsuena da enpresarentzat eta prestakuntzaren arduradunentzat zer informazio den erabilgarria identifikatzea.
Jarraitu beharreko lehen alderdietako bat sarbidea da. Prestakuntza-ingurunera nor sartu den eta nor ez jakiteak aukera ematen du hasierako arazoak, komunikazio falta edo sarbide-zailtasunak azkar antzemateko.
Garrantzitsua da, halaber, aurrerapena jarraitzea. Modulu, unitate edo jardueren arabera antolatutako prestakuntza batean, komeni da jakitea pertsona bakoitza zein puntutan dagoen eta zer zati dituen egiteke.
Beste alderdi garrantzitsu bat jarduerak egitea da. Galdetegiek, ariketek, entregek, inkestek edo jarduera praktikoek parte-hartze mailari eta edukien ulermenari buruzko informazioa ematen dute.
Gainera, komeni da emaitzak jarraitzea. Ez da pertsona batek prestakuntza bat amaitu duen jakitea bakarrik, baita definitutako irizpideak lortu dituen jakitea ere.
Erabilgarria izan daiteke, halaber, saio sinkronoetako, tutoretzetako, txatetako, foroetako, blogetako edo beste elkarreragin-espazio batzuetako parte-hartzea erregistratzea, batez ere prestakuntzak formatu desberdinak konbinatzen dituenean.
Azkenik, garrantzitsua da amaierako ebidentziak gordetzea. Enpresak jakin ahal izan beharko luke zer pertsonak amaitu duten prestakuntza, noiz egin duten eta zer irizpiderekin.
Jarraipena egiteko adierazle erabilgarriak
Barne-prestakuntzaren jarraipen-adierazleek sinpleak, ulergarriak eta erabakiak hartzera bideratuak izan behar dute.
Oinarrizko adierazle batzuk hauek izan daitezke:
- prestakuntza hasi duten pertsonen ehunekoa;
- amaitu duten pertsonen ehunekoa;
- egiteke dauden jarduerak;
- galdetegietan edo ebaluazioetan lortutako emaitzak;
- konexio- edo dedikazio-denbora;
- saioetako edo komunikazio-espazioetako parte-hartzea;
- jarduera baxuko pertsonak;
- amaierako irizpideak betetzen ez dituzten pertsonak;
- parte-hartzaileek prestakuntzari buruz egindako balorazioa.
Adierazle horiei esker, argiago ikus daiteke zer gertatzen den. Baina haien balioa ez dago datuak metatzean, jarduteko erabiltzean baizik.
Pertsona askok ez badute prestakuntza hasten, agian arazoa hasierako komunikazioan edo ikastaroaren esleipenean dago. Asko puntu jakin batean uzten badute, baliteke eduki bat ez egotea argi edo jarduera bat konplexuegia izatea. Emaitzak baxuak badira, agian komeni da azalpena, baliabideak edo ebaluazioa berrikustea.
Jarraipenak prestakuntza hobetzeko balio behar du, ez jarduera erregistratzeko bakarrik.
Banakako jarraipena eta taldeko jarraipena
Barne-prestakuntzan komeni da bi jarraipen-maila konbinatzea: banakakoa eta taldekoa.
Banakako jarraipenari esker, pertsona bakoitzaren egoera ezagut daiteke. Erabilgarria da jakiteko nor sartu den, zer modulu amaitu dituen, zer jarduera dituen egiteke, zer emaitza lortu dituen eta definitutako irizpideak betetzen dituen. Xehetasun-maila hori bereziki garrantzitsua da onboarding-prozesuetan, derrigorrezko prestakuntzan, profilen araberako ibilbideetan edo egite-ebidentziak eskatzen dituzten programetan.
Taldeko jarraipenak, aldiz, ikuspegi orokorra lortzeko aukera ematen du. Galdera hauei erantzuten laguntzen du: taldearen zer ehunekok amaitu duen prestakuntza, zer edukik sortzen dituzten zailtasun gehien, zer jarduerak dituzten emaitza okerrenak edo zer taldek behar duen laguntza gehiago.
Bi mailak dira beharrezkoak. Banakako jarraipenari esker modu pertsonalizatuan esku har daiteke. Taldeko jarraipenari esker, prestakuntza-programaren diseinuari, plangintzari eta hobekuntzari buruzko erabakiak har daitezke.
Nola antzeman jarduera baxuaren seinaleak
Jarraipena egitearen abantailetako bat da pertsonak prestakuntza utzi edo atzean geratu aurretik jardun ahal izatea.
Jarduera baxuaren seinale batzuk hauek izan daitezke:
- izena eman ondoren prestakuntza-ingurunera ez sartzea;
- ikastaroa hastea, baina aurrera ez egitea;
- hainbat egunez jarduerak egiteke izatea;
- komunikazio-espazioetan parte ez hartzea;
- aurreikusitako saioetara ez joatea;
- ebaluazioetan emaitza baxuak lortzea;
- definitutako epeak ez betetzea.
Seinale horiek antzemateak aukera ematen du oroigarriak bidaltzeko, laguntza eskaintzeko, zalantzak argitzeko, lan-karga berrikusteko edo komunikazioa egokitzeko. Kasu askotan, esku-hartze goiztiar batek saihestu dezake prestakuntza osatu gabe geratzea.
Amaierako irizpideak: noiz jo prestakuntza bat egintzat
Barne-prestakuntzako ohiko akatsetako bat da argi ez definitzea noiz jotzen den prestakuntza bat amaitutzat. Kasu batzuetan, nahikoa izan daiteke eduki jakin batzuetara sartzea. Beste batzuetan, jarduera guztiak amaitu, galdetegi bat gainditu, zeregin bat entregatu, saio batean parte hartu edo gutxieneko nota bat lortu beharko da. Izan daitezke, halaber, hainbat irizpide konbinatzen dituzten prestakuntzak: gutxieneko aurrerapena, derrigorrezko jarduerak, asistentzia, gainditutako ebaluazioa edo betetako azken inkesta.
Irizpide horiek hasieratik definitzea funtsezkoa da jarraipenak zentzua izan dezan. Zer egiaztatu nahi den ez badakigu, zaila da datuak interpretatzea. Gainera, amaierako irizpideek itxaropenak parte-hartzaileei hobeto komunikatzen laguntzen dute. Pertsonak badaki zer egin behar duen, zer espero den beragandik eta noiz jo dezakeen prestakuntza amaitutzat.
Egindako prestakuntzaren ebidentziak eta trazabilitatea
Jarraipenak funtzio dokumentala ere badu. Enpresa askotan, batez ere derrigorrezko prestakuntzarekin, araudiarekin, barne-prozesuekin, kalitatearekin, prebentzioarekin edo prestakuntza hobarituarekin lan egiten denean, ebidentziak gorde behar dira. Ebidentzia horien artean egon daitezke sarbide-erregistroak, ibilbideko aurrerapena, egindako jarduerak, ebaluazio-emaitzak, saioetako asistentzia, bidalitako komunikazioak, ziurtagiriak edo gogobetetze-inkestak.
Trazabilitateari esker berreraiki daiteke zer prestakuntza egin den, nork parte hartu duen, noiz amaitu den eta zer emaitzarekin. Hori ez da erabilgarria balizko auditoretza, ikuskapen edo justifikazio-prozesuen aurrean bakarrik. Enpresari prestakuntza-memoria ordenatuagoa izaten eta dokumentu sakabanatuen edo pertsona zehatzen mendekotasuna murrizten ere laguntzen dio.
Nola erabili datuak prestakuntza hobetzeko
Jarraipena ez litzateke kontrol-tresna gisa bakarrik ikusi behar. Bere balio nagusia etengabeko hobekuntzan dago. Datuek lagun dezakete argi ez dauden edukiak, zailtasunak sortzen dituzten jarduerak, luzeegiak diren prestakuntzak, gaizki sekuentziatutako ibilbideak edo laguntza gehiago behar duten taldeak antzematen. Erakuts dezakete, halaber, zer prestakuntza-ekintzak funtzionatzen duten hobeto, zeinek duten parte-hartze handiagoa, zer profilek amaitzen duten errazago edo zer baliabide diren erabilgarrienak.
Informazio horri esker erabakiak har daitezke: materialak eguneratu, jarduerak sinplifikatu, argibideak hobetu, eduki jakin batzuk indartu, plangintza aldatu edo ebaluazio-irizpideak doitu. Ondo kudeatutako barne-prestakuntza ez da estatikoa izaten. Enpresarekin, bere taldeekin eta bere beharrekin batera eboluzionatzen du.
Zer erraztu beharko luke e-learning plataforma batek
Barne-prestakuntza hazten hasten denean, e-learning plataforma batek asko erraztu dezake jarraipena. Plataforma on batek aukera eman beharko luke parte-hartzaile bakoitzaren aurrerapena kontsultatzeko, taldearen jarduera bistaratzeko, egiteke dauden zereginak antzemateko, emaitzak berrikusteko, gainditzeko irizpideak konfiguratzeko, pertsona zehatzei komunikazioak bidaltzeko eta txostenak sortzeko.
Ebidentziak modu ordenatuan gordetzeko aukera eman beharko luke, halaber, informazioa posta elektronikoen, kalkulu-orrien, kanpoko formularioen edo partekatutako karpeten artean banatuta gera ez dadin. Helburua ez da datu gehiago izatea, datu argiagoak, eskuragarriagoak eta erabilgarriagoak izatea baizik.
E-learning plataforma batek balioa ematen du galdera hauei modu sinplean erantzuten laguntzen duenean:
- nork hasi duen prestakuntza;
- nork egiten duen aurrera;
- nork behar duen laguntza;
- nork amaitu duen ibilbidea;
- zer emaitza lortu diren;
- zer ebidentzia gordetzen diren;
- zer alderdi hobetzea komeni den.
Prestakuntza kontrolatzetik hobeto laguntzera
Barne-prestakuntzaren jarraipena egiteak ez du esan nahi pertsonak zaintzea. Esan nahi du informazioa izatea ikaskuntzan hobeto laguntzeko, garaiz esku hartzeko eta erabaki oinarrituagoak hartzeko. Enpresak aurrerapenari eta emaitzei buruzko ikusgarritasuna duenean, azkarrago jardun dezake, eskuzko zereginak murriztu, parte-hartzaileen esperientzia hobetu eta egindako prestakuntzaren balioa argiago frogatu.
Weeras Academy-n, enpresek banakako eta taldeko jarraipena egin dezakete, prestakuntza-ibilbideen araberako aurrerapena kontsultatu, parte-hartzea eta emaitzak berrikusi, gainditzeko irizpideak konfiguratu, jarduera ebaluagarriak kudeatu, zereginak egiteke dituzten parte-hartzaileei komunikazioak bidali eta egindako prestakuntzaren ebidentziak gorde ingurune bakar batetik.
Zure enpresak dagoeneko barne-prestakuntza ematen badu, baina oraindik posta elektronikoen, kalkulu-orrien edo eskuzko egiaztapenen mende badago barne-prestakuntzaren jarraipena egiteko, une ona izan daiteke hori modu argiago, arinago eta erabilgarriagoan nola egin berrikusteko.
One comment
Comments are closed.
[…] zatiak indartu eta derrigorrezko prestakuntza behar bezala erregistratuta geratzen dela egiaztatu. Barne-prestakuntzaren jarraipena nola egin azaltzen duen gure artikuluan ideia gehiago aurkituko dituzu zer adierazle behatu […]