Nola antolatu enpresa bateko barne-prestakuntza tresna sakabanatuen mende egon gabe
Enpresa bateko barne-prestakuntza antolatzea erraza irudi dezake hasieran, batez ere ekintza puntualak baino kudeatzen ez direnean. Barne-prestakuntza modu sinplean hasi ohi da: prozedura berri bat azaltzeko aurrez aurreko saio bat, argibideekin partekatutako dokumentu bat, posta bidez bidalitako aurkezpen bat, langile berrientzat grabatutako bideo bat, nor joan den kontrolatzeko Excel bat, balorazioak biltzeko formulario bat… Hasieran, sistema honek funtziona dezake. Enpresak inplikatutako talde gutxi dituenean, prestakuntza modu puntualean kudeatzen da, eta arduradunek ondo dakite zer egin den, nork parte hartu duen eta zer dagoen egiteke.
Arazoa prestakuntza hazten hasten denean agertzen da: langile berriak, barne-prozesuetako aldaketak, produktu-prestakuntza, protokoloen eguneratzea, derrigorrezko prestakuntza, kokaleku desberdinetako taldeak, kanpoko laguntzaileak, beren taldeak prestatu behar dituzten tarteko arduradunak… Pixkanaka, kudeagarria zirudiena zatitzen hasten da. Edukiak leku batean daude. Komunikazioak, beste batean. Jarraipena kalkulu-orri baten mende dago. Ebidentziak karpeta desberdinetan gordetzen dira. Eta norbaitek galdetzen duenean nork amaitu duen prestakuntza bat edo talde batek zer eduki jaso dituen, erantzuna ez da jada berehalakoa.
Barne-prestakuntza antolatzea ez da ikastaroak ematea bakarrik. Planifikatzeko, komunikatzeko, laguntzeko, jarraipena egiteko eta hobetzeko informazio erabilgarria gordetzeko aukera ematen duen sistema bat sortzea da.
Barne-prestakuntza modu informalean hazten denean
Enpresa askok ez dute arazoa hasieran antzematen, barne-prestakuntza egunerokoan erabiltzen dituzten tresnekin konpontzen delako: posta elektronikoa, bideo-deiak, partekatutako dokumentuak, kalkulu-orriak, aurkezpenak, hodeiko karpetak edo taldeko txatak. Tresna horiek erabilgarriak dira, baina ez daude beti prestakuntza-prozesu osoak kudeatzeko pentsatuta. Informazioa partekatzeko balio dute, baina ez nahitaez pertsona batek prestakuntza bat egin duen jakiteko. Materialak bidaltzeko aukera ematen dute, baina ez dute beti errazten ibilbide batean egituratzea. Komunikatzen laguntzen dute, baina sakabanaketa sor dezakete ikastaro, saio edo sail bakoitzak kanal desberdin bat erabiltzen badu.
Ondorioa da enpresak prestakuntza asko egin dezakeela, baina horri buruzko ikusgarritasun gutxi izan. Eta ikusgarritasun falta horrek oso oinarrizko galderei erantzutea zailtzen du:
- Zer prestakuntza jaso du pertsona bakoitzak?
- Zer eduki daude eguneratuta eta zein ez?
- Nork ditu jarduerak egiteke?
- Zer taldek amaitu dute derrigorrezko prestakuntza bat?
- Zer emaitza lortu dira?
- Zer prestakuntza-ekintza errepikatzen dira urtero?
- Egindako prestakuntzaren zer ebidentzia gordetzen dira?
Galdera horiei erantzuteko posta elektronikoak berrikusi, karpetak bilatu, Excelak kontsultatu edo hainbat pertsonari informazioa eskatu behar denean, prestakuntzaren kudeaketa eskuzko ahaleginaren mende gehiegi egoten hasten da.
Barne-prestakuntza ordenatu behar dela adierazten duten seinaleak
Enpresa guztiek ez dute prestakuntza-plataforma bat behar lehen unetik. Baina badira egungo kudeaketa motz geratzen hasi dela adierazten duten seinaleak:
- Materialen sakabanaketa. Prestakuntza-edukiak karpeta, esteka, dokumentu, aurkezpen, bideo, saio-grabazio eta posta zaharren artean banatuta daude. Horrek zaildu egiten du pertsonek bertsio zuzena aurkitzea, eta eguneratu gabeko materialak erabiltzeko arriskua areagotzen du.
- Jarraipen eta ikusgarritasun falta. Enpresak badaki prestakuntza bat eman dela, baina ez du beti erraz egiazta dezake nork amaitu duen, nor ez den sartu, nork gainditu duen ebaluazio bat edo nork behar duen errefortzua.
- Aldakortasuna eta prestatzaileen gainkarga. Langile berri bakoitzak antzeko azalpenak jasotzen ditu, baina ez beti modu berean ezta baliabide berekin ere. Horrek aldeak sor ditzake onboarding-esperientzian eta prestatzen duten pertsonen lan-karga handitu.
- Arloen arteko koordinazio mugatua. Giza Baliabideek, sail-arduradunek, barne-prestatzaileek, administrazioak, zuzendaritzak edo talde teknikoek parte har dezakete prestakuntzan, baina espazio komunik gabe zailagoa da ikuspegi partekatua mantentzea.
- Ebidentzien beharra. Prestakuntza askotan, batez ere derrigorrezkoak, ebaluagarriak edo hobarigarriak badira, ez da nahikoa prestakuntza egin dela esatea. Parte-hartzeari, jarduerari, emaitzei edo amaierari buruzko informazioa gorde ahal izan behar da.
Seinale horietako batzuk aldi berean agertzen direnean, barne-prestakuntza jarduera puntuala izateari uzten dio eta kudeaketa egituratuagoa behar du.
Zer arrisku ditu tresna solteekin lanean jarraitzeak
Barne-prestakuntza tresna sakabanatuekin kudeatzea ez da nahitaez akats bat. Izan ere, enpresa asko horrela hasten dira, irtenbide azkarra eta ezaguna delako. Arazoa da prestakuntza-jarduera handitu ahala eredu horrek kostu ikusezinak sortzen dituela.
Lehenengoa denbora da. Deialdi, oroigarri, jarraipen edo txosten bakoitzak leku desberdinetatik informazioa biltzea eskatzen du. Lehen azkar konpontzen zena koordinazio-ordu asko kontsumitzen hasten da.
Bigarrena inkoherentzia da. Sail bakoitzak prestakuntza bere erara antolatzen badu, aldeak egon daitezke materialen kalitatean, amaierako irizpideetan, jarraipenean edo parte-hartzaileekiko komunikazioan.
Hirugarrena informazio-galera da. Ezagutza pertsona, karpeta eta dokumentuen artean banatuta dagoenean, errazagoa da testuingurua galtzea. Prestakuntza baten arduraduna aldatzen bada, zaila izan daiteke zer egin zen, nola egin zen eta zer emaitza lortu ziren berreraikitzea.
Laugarrena hobetzeko zailtasuna da. Parte-hartzeari, aurrerapenari, emaitzei edo gogobetetzeari buruzko datu argirik gabe, enpresak gaitasun txikiagoa du zer prestakuntzak funtzionatzen duten, zeinek behar dituzten doikuntzak eta non agertzen diren estali gabeko beharrak antzemateko.
Eta bosgarrena eskalagarritasun falta da. Oso eskuzkoa den sistema bat eutsi daiteke prestakuntza-ekintza gutxi dauden bitartean, baina hauskor bihurtzen da enpresa hazten denean, talde berriak sartzen dituenean edo modu errepikakorrean prestatu behar duenean.
Zer zentralizatu beharko luke enpresa batek
Barne-prestakuntza ordenatzeak ez du esan nahi dena kolpetik digitalizatzea, ezta eduki bakoitza ikastaro konplexu bihurtzea ere. Esan nahi du zer elementu zentralizatzea komeni den identifikatzea, kudeaketa argiagoa eta jasangarriagoa izan dadin.
Antolatzea komeni diren elementu nagusiak hauek dira:
- Prestakuntza-ibilbideak. Pertsona guztiek ez dute prestakuntza bera behar, ezta une berean ere. Langile berrientzat, talde-arduradunentzat, profil teknikoentzat, merkataritza-langileentzat edo kanpoko laguntzaileentzat ibilbide espezifikoak definitzeak esperientzia koherenteagoa eta behar bakoitzera egokituagoa eskaintzen laguntzen du.
- Prestakuntzaren helburuak eta irizpideak. Edukiak edo jarduerak antolatu aurretik, komeni da definitzea zer espero den pertsonek ikastea, zer ezagutza edo gaitasun eskuratu behar dituzten eta nola egiaztatuko den prestakuntzak bere helburua bete duela. Irizpide horiek argi izateak enpresaren beharrekin koherenteagoak eta lerrokatuagoak diren prestakuntza-ekintzak diseinatzea errazten du.
- Edukiak. Eskuliburuak, bideoak, aurkezpenak, dokumentuak, estekak, baliabide interaktiboak edo grabazioak antolatuta egon beharko lirateke, pertsonek behar duten informaziora sar daitezen posta zaharren edo gaizki egituratutako karpeten mende egon gabe.
- Jarduerak. Barne-prestakuntza batek ez du zertan edukiak partekatzera mugatu. Galdetegiak, ariketak, entregak, inkestak, jarduera praktikoak edo parte hartzeko espazioak izan ditzake, ulermena egiaztatzeko eta lanpostuan aplikatzea errazteko.
- Komunikazioak. Deialdiak, oroigarriak, argibideak, egiteke dauden zereginen abisuak edo amaierako mezuak prestakuntza-prozesuaren parte izan beharko lirateke, ez bakarrik posta isolatuen mende.
- Jarraipena. Enpresak jakin behar du nor sartu den, nork egiten duen aurrera, nork amaitzen duen, nork gainditzen dituen ezarritako irizpideak eta zer pertsonak behar duten esku-hartze gehigarria.
- Ebidentziak. Testuinguru jakin batzuetan, garrantzitsua da prestakuntzaren parte-hartze, amaiera, emaitza, asistentzia edo balorazio-erregistroak gordetzea.
- Etengabeko hobekuntza. Kudeaketa ordenatu batek aukera ematen du berrikusteko zer prestakuntza-ekintza errepikatzen diren, zeinek dituzten emaitza hobeak, non agertzen diren zailtasunak eta zer eduki eguneratu behar diren.
Nola ordenatu barne-prestakuntza urratsez urrats
Ez da beharrezkoa enpresaren prestakuntza osoa aldi berean eraldatzea. Eraginkorrena modu progresiboan aurrera egitea izan ohi da, zer eduki dauden, nola kudeatzen diren eta zer alderdik sortzen dituzten zailtasun gehien identifikatuz. Urrats hauek gida gisa balio dezakete barne-prestakuntza modu ordenatuago eta jasangarriagoan egituratzen hasteko:
- Enpresan dagoeneko dagoen prestakuntzaren inbentarioa egitea. Ez da ikastaro formalak zerrendatzea bakarrik, baita barne-saioak, onboarding-materialak, protokoloak, prestakuntza errepikakorrak, produktu-azalpenak, tailerrak, eskuliburuak edo langileekin edo laguntzaileekin ohikoki partekatzen diren edukiak ere.
- Prestakuntza-ekintzak helburuaren arabera taldekatzea. Adibidez: onboarding-a, prestakuntza teknikoa, produktu-prestakuntza, barne-prozesuak, arriskuen prebentzioa, araudia betetzea, zeharkako trebetasunak, merkataritza-prestakuntza edo bezeroei eta partnerrei zuzendutako prestakuntza.
- Hartzaileak identifikatzea. Enpresa berak ibilbide desberdinak behar izan ditzake profil profesionalaren, sailaren, egoitzaren, erantzukizun-mailaren edo pertsona bakoitza erakundearen barruan dagoen unearen arabera.
- Eduki solteak prestakuntza-egitura argiagoetan bihurtzea. Ez da beti beharrezkoa izango ikastaro luzeak sortzea. Batzuetan nahikoa izango da modulu laburrekin, prestakuntza-pilulekin, ibilbide sinpleekin edo sekuentzia logiko batean ordenatutako baliabideekin.
- Amaierako irizpideak definitzea. Nahikoa al da edukira sartzea? Jarduera bat amaitu behar al da? Galdetegi bat gainditu behar al da? Saio sinkrono batera joan behar al da? Azken balorazio bat behar al da? Irizpide horiek gabe, zaila da jakitea noiz jo daitekeen prestakuntza bat egintzat.
- Jarraipen-sistema bat ezartzea. Enpresak parte-hartzaileen aurrerapena kontsultatu ahal izan beharko luke informazioa eskuz berreraiki beharrik gabe.
- Emaitzak aldian-aldian berrikustea eta beharrezko doikuntzak egitea. Barne-prestakuntzak enpresarekin batera eboluzionatu behar du. Prozesu berriek, tresna berriek, araudi-aldaketek, taldeen behar berriek edo parte-hartzaileen feedbackak edukietan eta horiek emateko moduan doikuntzak eska ditzakete.
Noiz du zentzua e-learning plataforma bat erabiltzeak
Enpresa batek talde txiki batentzat saio isolatu bat egiten badu, tresna sinpleekin kudea dezake. Plataforma batek balioa ematen hasten du prestakuntza errepikatzen denean, pertsona askok parte hartzen dutenean, hainbat profil inplikatuta daudenean, jarraipena behar denean edo enpresak egindakoaren ebidentziak gorde nahi dituenean. Zentzua du, halaber, prestakuntzak formatu desberdinak konbinatzen dituenean: online edukiak, aurrez aurreko saioak, bideokonferentziak, jarduerak, galdetegiak, tutoretzak, komunikazioak eta inkestak. Kasu horietan, ingurune komun bat izateak esperientzia koherenteagoa izaten laguntzen du.
Beste eszenatoki ohiko bat onboarding-a da. Langile berri bakoitzak enpresari, haren prozesuei, tresnei, produktuei eta lan egiteko moduari buruzko funtsezko informaziora sartu behar du. Prozesu hori egituratuta badago, esperientzia argiagoa da iristen den pertsonarentzat eta eraginkorragoa erakundearentzat. Erabilgarria da, halaber, enpresak profilen araberako ibilbideak diseinatu nahi dituenean. Ez da gauza bera langile berri bat, tarteko arduradun bat, merkataritza-talde bat, laguntza-teknikari bat edo kanpoko laguntzaile bat prestatzea. Plataforma batek ibilbide desberdinak antolatzeko eta bakoitzaren jarraipena egiteko aukera ematen du.
Azkenik, plataforma bat bereziki garrantzitsua izan daiteke enpresak egindako prestakuntza justifikatu edo dokumentatu behar duenean. Kasu horietan, trazabilitatea ez da elementu osagarria, kudeaketaren funtsezko zati bihurtzen baita.
Prestakuntza ematetik ezagutza kudeatzera
Barne-prestakuntzaren erronka ez da ikastaroak eskaintzea bakarrik. Enpresari ezagutza partekatzen, eguneratzen, neurtzen eta une egokian pertsona egokiei helarazten lagunduko dion sistema bat eraikitzea da. Prestakuntza ondo antolatuta dagoenean, ahalegin isolatuen mende egoteari uzten dio. Edukiak hobeto berrerabiltzen dira, langile berriek esperientzia homogeneoagoa jasotzen dute, arduradunek ikusgarritasun handiagoa dute eta enpresak informazio gehiagorekin har ditzake erabakiak.
Barne-prestakuntza ordenatzeak ez du esan nahi hura korapilatzea. Aitzitik: sakabanaketa murriztea, sarbidea erraztea, jarraipena hobetzea eta garrantzitsuenean zentratzeko denbora askatzea esan nahi du: pertsonek ikastea, ikasitakoa aplikatzea eta erakundearen hazkundeari laguntzea. Weeras Academy-n, enpresek beren barne-prestakuntzako programak ikastaro, edizio eta prestakuntza-ibilbideen bidez egitura ditzakete, baliabideak, jarduerak, komunikazioak, jarraipena eta kudeaketa-tresnak ingurune bakarrean txertatuz. Zure enpresa ohartzen hasi bada barne-prestakuntza posta elektronikoen, karpeten, kalkulu-orrien edo eskuzko prozesuen mende gehiegi dagoela, une ona izan daiteke hura modu argiago, eskalagarriago eta jasangarriagoan nola antolatu berrikusteko.
One comment
Comments are closed.
[…] bere ikastaroak, materialak eta prozesuak hobeto egituratu behar baditu, erabilgarria izan daiteke barne-prestakuntza modu argiagoan nola antolatu berrikusten hastea jarraipenean sakondu […]