Comment passer votre centre de formation à sa propre plateforme e-learning : un plan en 5 étapes
Dans cet article
- 1. Faites l'inventaire de votre offre de formation
- 2. Définissez une structure commune pour les cours
- 3. Créez chaque cours une seule fois et travaillez par sessions
- 4. Transférez apprenants, formateurs et canaux de communication
- 5. Commencez par un pilote et mesurez avant de tout migrer
- Ce que vous gagnez avec le changement
Beaucoup de centres de formation lancent leur offre en ligne avec ce qu’ils ont sous la main : un dossier partagé, un groupe de messagerie, quelques visioconférences et un tableur pour les inscriptions. Cela fonctionne tant qu’il y a peu de cours. Quand l’offre grandit, il devient difficile de savoir qui a fait quoi, et chaque nouveau cours multiplie le travail.
Passer à votre propre plateforme e-learning remet de l’ordre dans tout cela, et il n’est pas nécessaire de tout faire d’un coup. Voici un plan en cinq étapes pour un changement progressif et sûr.
1. Faites l’inventaire de votre offre de formation
Avant de toucher à un outil, listez les cours que vous proposez et leur mode de diffusion : en présentiel, en ligne ou hybride ; avec des dates fixes ou une inscription ouverte toute l’année ; courts ou longs. Notez aussi les supports de chacun (documents, vidéos, contenus SCORM, quiz) et l’endroit où ils sont stockés.
Cet inventaire vous indiquera la structure dont chaque cours a besoin. Il vous aidera aussi à repérer les supports en double ou obsolètes qui ne valent pas la peine d’être migrés.
2. Définissez une structure commune pour les cours
Quand chaque formateur organise son cours à sa façon, les apprenants doivent réapprendre à s’orienter dans chacun. Choisissez quelques structures types selon la durée et la complexité du programme, et appliquez-les à tous. Dans Weeras Academy, vous pouvez choisir la configuration structurelle de chaque cours et définir des valeurs par défaut pour que les nouveaux cours naissent déjà avec cette forme.
Profitez-en pour fixer les critères de réussite : note minimale, pourcentage d’activités réalisées ou temps minimal de connexion ou de présence aux visioconférences. Les avoir clairs dès le départ évite les discussions à la clôture de chaque groupe.
3. Créez chaque cours une seule fois et travaillez par sessions
L’erreur la plus fréquente lors d’une migration est de copier le cours chaque fois qu’un nouveau groupe commence. Mieux vaut le créer une seule fois et ouvrir une session pour chaque groupe, en ajustant l’équipe pédagogique, la programmation, les notifications ou les modèles de documents. Nous l’expliquons en détail dans comment gérer plusieurs sessions d’un même cours sans dupliquer le travail.
Les sessions permettent aussi de combiner des cours à dates fixes et des cours à inscription ouverte 365 jours par an, chacun à son rythme.
4. Transférez apprenants, formateurs et canaux de communication
Une fois les cours prêts, il faut inscrire les personnes. Un import en masse des utilisateurs et des inscriptions fait gagner des heures par rapport à une saisie une par une. Remplacez ensuite les canaux dispersés par ceux de la plateforme :
- Tableau d’annonces pour les consignes à tout le groupe.
- Tutorat pour les questions individuelles, avec option de visioconférence.
- Messagerie avec envois programmés pour les rappels.
- Visioconférence intégrée pour les sessions en direct, sans licences externes.
Annoncez le changement à l’avance et expliquez aux apprenants où ils trouveront chaque chose désormais. Un petit guide ou une séance d’accueil évite la plupart des questions des premiers jours.
5. Commencez par un pilote et mesurez avant de tout migrer
Choisissez un ou deux cours pour commencer, avec un petit groupe et des formateurs motivés. Pendant le pilote, consultez les rapports de suivi individuel et de groupe, recueillez l’avis des apprenants avec une enquête et ajustez ce qui ne fonctionne pas. Avec cette expérience, les autres cours se migrent beaucoup plus vite.
Si votre centre dispense de la formation subventionnée par la FUNDAE (Espagne), incluez une session subventionnée dans le pilote. Vous vérifierez ainsi dès le départ le diagnostic des exigences FUNDAE et le téléchargement des justificatifs.
Ce que vous gagnez avec le changement
Une plateforme à vous n’est pas seulement un endroit où déposer des supports. Elle donne une image professionnelle aux apprenants, réunit les informations de chaque cours en un seul lieu et libère du temps pour l’équipe, qui cesse de courir après les données dans des outils différents. Si vous comparez les options, consultez ce que doit offrir une plateforme e-learning pour un centre de formation.
Vous voulez voir à quoi ressemblerait votre offre de formation dans Weeras Academy ? Demandez une démo gratuite et nous vous accompagnons dès le premier cours.
