Formation obligatoire en entreprise : comment l’organiser et en garder la preuve
Dans cet article
Il y a les formations qu’une entreprise choisit de proposer et celles qu’elle est tenue de dispenser. Les secondes vivent souvent dans des dossiers, des e-mails et des feuilles d’émargement dispersés entre les services, et le problème apparaît quand quelqu’un demande qui les a suivies et quand.
Dans cet article, nous passons en revue deux obligations qui concernent presque toutes les entreprises en Espagne et la façon de les organiser pour que la conformité ne dépende de la mémoire de personne.
Quelles formations sont obligatoires
La référence principale est la prévention des risques professionnels. L’article 19 de la loi espagnole 31/1995 impose de former chaque personne lors de son embauche, quel que soit son contrat, puis à nouveau quand ses fonctions changent ou que de nouvelles technologies sont introduites. Cette formation a lieu, dans la mesure du possible, pendant le temps de travail, et son coût n’est jamais à la charge du salarié.
La seconde est la prévention du harcèlement sexuel et sexiste. L’article 12 de la loi organique 10/2022 demande aux entreprises de sensibiliser et de former l’ensemble de leur personnel, y compris les personnes en contrat temporaire ou en stage.
Selon le secteur et la taille de l’entreprise, d’autres obligations peuvent s’ajouter. Il est conseillé de vérifier chaque cas avec votre conseil en droit du travail.
Le défi : que personne ne soit oublié
Se conformer ne se limite pas à avoir un cours. Il faut s’assurer que chaque personne le suit au bon moment, qu’elle le termine et pouvoir le prouver des mois ou des années plus tard. Avec les arrivées, les changements de poste et les contrats temporaires, la liste change chaque semaine.
1. Transformez chaque obligation en parcours
Regroupez les cours obligatoires en parcours de formation par profil : ce que tout le personnel doit suivre, ce qui dépend du poste et ce qui se répète lors d’un changement de fonctions. Dans Weeras Academy, vous pouvez marquer chaque cours du parcours comme obligatoire ou facultatif et décider qui le coordonne.
Si vous intégrez le parcours obligatoire à votre plan d’onboarding, la formation d’accueil et celle sur les risques professionnels s’activent ensemble dès le premier jour.
2. Définissez ce que signifie « terminé »
Un cours ouvert n’est pas un cours suivi. Fixez des critères de réussite clairs : une note minimale au quiz final, un pourcentage d’activités réalisées ou un temps de connexion minimal. Grâce aux banques de questions, le quiz change chaque fois que quelqu’un le passe.
Pour les sessions en présentiel, le registre de présence permet de faire l’appel, d’ajouter des observations et de joindre des justificatifs comme la feuille d’émargement.
3. Automatisez les rappels
Les notifications automatiques rappellent à chacun ce qu’il lui reste à faire et envoient l’attestation de réussite une fois le cours validé. Si quelqu’un prend du retard, le suivi de groupe permet d’écrire en une fois à toutes les personnes ayant des tâches en attente.
4. Gardez les preuves au même endroit
Les rapports de suivi individuel montrent la progression, les résultats et les connexions de chaque personne, et les listes peuvent être exportées. Ainsi, en cas d’audit ou d’inspection, l’information est réunie en un seul lieu au lieu d’être éparpillée dans des e-mails. Pour aller plus loin, lisez comment suivre la formation interne de votre entreprise.
Autre détail utile : l’acceptation des conditions avant d’accéder à la formation atteste que chaque personne a lu les conditions d’utilisation des supports.
Être en règle sans courir après personne
Quand la formation obligatoire est organisée en parcours, avec des critères clairs et des rappels automatiques, les RH cessent de courir après les signatures et peuvent consacrer ce temps à la formation qui fait grandir l’équipe.
Vous voulez garder la formation de vos équipes sous contrôle ? Demandez une démo gratuite ou parlez-nous de votre cas.
