Formation subventionnée FUNDAE : simplifier la gestion et les justificatifs avec Weeras Academy

Dispenser des formations subventionnées via FUNDAE (Espagne) est une opportunité pour les entreprises et les centres de formation, mais cela implique aussi une charge de gestion importante. En plus de concevoir et d’animer la formation, il faut la paramétrer conformément aux exigences applicables, donner accès à l’inspection, recueillir l’enquête qualité et conserver les justificatifs de l’activité des apprenants.

Lorsque cette gestion est faite à la main, le risque d’erreur augmente et la clôture de chaque action de formation tourne à la course contre la montre pour rassembler les documents. Dans cet article, nous passons en revue les fonctionnalités de Weeras Academy conçues spécifiquement pour simplifier la formation subventionnée.

Les défis habituels de la formation subventionnée

Ceux qui gèrent des formations subventionnées connaissent bien les questions qui reviennent à chaque campagne :

• La session est-elle paramétrée de façon à respecter les exigences ?
• Quels participants sont en bonne voie, et lesquels risquent de ne pas aller au bout ?
• Comment donner à l’inspection l’accès aux contenus et aux rapports de suivi ?
• Où se trouvent les justificatifs de présence, d’activité et d’évaluation de chaque participant ?
• L’enquête qualité a-t-elle été correctement recueillie ?

Répondre à tout cela avec des tableurs et des dossiers partagés prend énormément de temps et laisse peu de marge pour corriger les écarts.

Diagnostic automatique des sessions

Weeras Academy respecte les recommandations formulées par FUNDAE pour la dispense de formations subventionnées et intègre un diagnostic automatique qui analyse chaque session en fonction de son paramétrage. L’équipe de gestion peut ainsi vérifier, avant le démarrage, que la session respecte les exigences et corriger tout point en suspens sans attendre qu’un problème survienne.

La plateforme permet en outre de créer des sessions dédiées à une même action de formation ou des sessions mixtes réunissant des apprenants de différentes actions de formation et de différents groupes, ce qui simplifie la gestion et l’animation. Pour en savoir plus sur le travail par sessions, consultez notre article sur la gestion de plusieurs sessions d’un même cours.

Profils d’inspection et supervision

Les profils d’inspection associés à chaque action de formation, avec leurs accès aux contenus et aux rapports de suivi détaillés, sont générés automatiquement. Le centre n’a plus qu’à communiquer les identifiants. Il est également possible de consulter les inspections réalisées sur une période donnée ainsi que le détail des informations consultées, ce qui apporte transparence et maîtrise du processus.

Suivi des inscriptions validées, à risque et non validées

Depuis un espace unique, vous pouvez superviser l’état de toutes les sessions subventionnées, avec une vue claire des inscriptions validées, à risque et non validées selon la progression et les exigences applicables. Cette vision permet d’anticiper les écarts : contacter ceux qui ne se sont pas connectés depuis plusieurs jours, rappeler les activités en attente ou renforcer l’animation avant qu’il ne soit trop tard. Les notifications automatiques et l’envoi groupé de messages aux apprenants ayant des tâches en attente aident à agir rapidement.

Enquête qualité et téléchargement des justificatifs

La plateforme intègre un formulaire pour remplir l’enquête d’évaluation de la qualité de FUNDAE, avec des options de consultation et d’export des résultats. Et à la clôture de chaque session, le téléchargement des justificatifs permet de récupérer en quelques clics l’ensemble de la documentation associée : feuilles de présence ou relevés d’activité, contrôles des acquis, questionnaires qualité, attestations et documents liés, regroupés dans un dossier complet et facile à archiver.

Moins de temps pour la gestion, plus de temps pour la formation

Automatiser la partie administrative de la formation subventionnée ne réduit pas seulement les erreurs : cela libère du temps pour l’équipe, qui peut se consacrer à ce qui apporte vraiment de la valeur, à savoir accompagner les apprenants et améliorer la qualité des formations. Les fonctionnalités FUNDAE sont incluses dans l’offre Professional de Weeras Academy. Pour les voir à l’œuvre avec vos propres actions de formation, contactez-nous et nous vous ferons une démonstration.