Com dissenyar un pla d’onboarding formatiu per a les noves incorporacions

Les primeres setmanes d’una persona en una empresa determinen en bona part com serà la seva integració. En aquest període ha de conèixer l’organització, entendre les seves funcions, aprendre procediments, familiaritzar-se amb les eines i començar a relacionar-se amb l’equip. Si tot això passa de manera improvisada, l’adaptació s’allarga, augmenta la càrrega de feina de qui l’acompanya i l’experiència d’acollida depèn massa de qui li toqui explicar cada cosa.

Un pla d’onboarding formatiu permet posar ordre en aquest procés: defineix què ha d’aprendre cada nova incorporació, en quin ordre, amb quins recursos i com es comprovarà que ho ha fet. No es tracta de convertir l’acollida en un tràmit, sinó d’assegurar que tothom rep la informació essencial i que ningú no es queda amb dubtes importants per resoldre.

Per què l’onboarding improvisat surt car

En moltes empreses l’acollida es basa en la bona voluntat dels equips: algú ensenya les eines, una altra persona explica els processos, s’envien alguns documents per correu i es confia que la nova incorporació anirà preguntant el que necessiti. Aquest model pot funcionar quan hi ha poques contractacions, però es ressent quan el volum creix o quan les incorporacions es fan en seus i moments de l’any diferents.

Els símptomes són fàcils de reconèixer:

• Cada persona rep explicacions diferents sobre un mateix procediment.
• Els materials d’acollida estan desactualitzats o repartits en diverses carpetes.
• Els responsables repeteixen una vegada i una altra les mateixes sessions.
• No hi ha cap manera senzilla de saber què ha completat cada nova incorporació.
• Les formacions obligatòries (prevenció, protecció de dades, codi ètic…) es gestionen tard o sense evidències.

El resultat és una adaptació més lenta, més dependència de persones concretes i menys capacitat per detectar a temps si algú necessita reforç.

Què hauria d’incloure un pla d’onboarding formatiu

Un bon pla d’acollida combina informació general sobre l’empresa amb formació específica per a cada lloc de treball. Convé distingir-hi almenys quatre blocs:

• Benvinguda i cultura. Qui som, com treballem, valors, estructura organitzativa i persones de referència.
• Formació obligatòria. Continguts que tothom ha de completar per normativa o per política interna, amb l’evidència corresponent.
• Eines i processos. Sistemes que s’utilitzaran en el dia a dia, procediments clau i circuits interns.
• Formació específica del lloc. Coneixements tècnics, de producte o de client que varien segons el departament o el perfil.

Cada bloc pot combinar recursos autoformatius (vídeos, documents, qüestionaris) amb sessions presencials o per videoconferència i moments d’acompanyament amb el responsable o un mentor.

Com dissenyar-lo pas a pas

1. Identificar què necessita saber una persona per començar a treballar amb autonomia. Parlar amb els responsables i amb les incorporacions recents ajuda a detectar quina informació els va ser útil i quina van trobar a faltar.
2. Separar el que és comú del que és específic. Els continguts generals es poden preparar una sola vegada i reutilitzar per a totes les incorporacions; els específics s’hi afegeixen segons el perfil.
3. Ordenar els continguts en el temps. No cal aprendre-ho tot el primer dia. Organitzar l’acollida per etapes (primer dia, primera setmana, primer mes) redueix la sobrecàrrega d’informació.
4. Triar el format adequat per a cada contingut. El que no canvia es pot enregistrar o documentar; el que requereix interacció funciona millor en sessions en directe o en tutories.
5. Definir com es comprovarà l’aprenentatge. Un qüestionari breu, una tasca pràctica o una validació del responsable permeten confirmar que s’han entès els conceptes clau.
6. Recollir l’opinió de les noves incorporacions. Una enquesta al final del període d’acollida aporta informació molt valuosa per millorar el pla en les properes edicions.

El paper dels itineraris formatius

Quan l’empresa incorpora persones en departaments diferents, és útil organitzar l’onboarding com un itinerari formatiu: una seqüència de cursos o mòduls, uns d’obligatoris i uns altres d’optatius, adaptada a cada perfil. Així, totes les incorporacions comparteixen una base comuna i, després, cadascuna completa la part que correspon al seu lloc de treball. Si vols aprofundir en aquest enfocament, pots consultar la nostra guia sobre com dissenyar itineraris formatius per a perfils diferents.

Un altre avantatge de treballar amb itineraris és que l’onboarding deixa de dependre del calendari: cada persona pot començar el seu recorregut el mateix dia que s’incorpora, sense esperar que es formi un grup.

Mesurar per millorar l’acollida

Un pla d’onboarding no està acabat quan es publica. Convé revisar periòdicament alguns indicadors: percentatge d’incorporacions que completen l’acollida dins del termini, continguts on hi ha més abandonament, resultats dels qüestionaris, valoració de les enquestes i dubtes que es repeteixen. Aquesta informació permet actualitzar materials, reforçar les parts que generen més dificultats i comprovar que la formació obligatòria queda registrada correctament. En el nostre article sobre com fer el seguiment de la formació interna trobaràs més idees sobre quins indicadors cal observar.

Com et pot ajudar una plataforma d’e-learning

Una plataforma com Weeras Academy permet centralitzar tots els continguts d’acollida, organitzar-los en itineraris per perfil, programar les sessions síncrones presencials o virtuals, enviar notificacions automàtiques quan una persona té tasques pendents i consultar en un únic espai el progrés de cada nova incorporació. A més, les evidències de la formació obligatòria queden registrades i disponibles quan calen.

Un onboarding ben dissenyat no només accelera la integració: transmet a la nova incorporació que l’empresa s’ha preparat per rebre-la. I aquesta primera impressió, gairebé sempre, perdura.