Com dissenyar itineraris formatius per a diferents perfils dins d’una empresa
Els itineraris formatius per a empreses ajuden a ordenar una situació cada vegada més habitual: no totes les persones necessiten aprendre el mateix, ni amb el mateix nivell de profunditat, ni en el mateix moment. En moltes organitzacions, la formació interna comença organitzant-se per temes: una formació sobre processos interns, una sessió sobre una nova eina, un curs de producte, una actualització normativa o una activitat d’onboarding per a les noves incorporacions.
Al principi, aquest enfocament pot funcionar. Els equips són reduïts, les necessitats són semblants i les persones responsables de la formació coneixen bé què ha d’aprendre cada perfil. Però el problema apareix quan l’empresa creix o quan la formació esdevé més recurrent. Una nova incorporació no té les mateixes necessitats que una persona que canvia de rol. Un equip comercial no necessita el mateix recorregut que un equip tècnic. Un comandament intermedi requereix una formació diferent de la d’una persona que només ha d’actualitzar un procediment concret.
Quan la formació no s’adapta als perfils, poden aparèixer dos problemes alhora: algunes persones reben continguts que no necessiten i d’altres no accedeixen a informació que sí que seria important per al seu treball. Dissenyar itineraris formatius permet estructurar recorreguts d’aprenentatge més clars, rellevants i fàcils de seguir.
A més, si l’empresa ja ha començat a ordenar la seva formació interna, aquest pas ajuda a avançar des d’una gestió general cap a una formació més ajustada a cada rol. En aquest sentit, pot complementar el treball previ d’organitzar la formació interna i de fer seguiment de la formació interna.
Per què no totes les persones necessiten la mateixa formació
En una empresa conviuen perfils molt diferents. Algunes persones s’acaben d’incorporar i necessiten entendre la cultura, els processos, les eines i la manera de treballar de l’organització. D’altres ja coneixen l’empresa, però necessiten actualitzar coneixements, assumir noves responsabilitats o adaptar-se a un canvi en els procediments.
També hi ha diferències entre departaments. L’equip comercial pot necessitar formació sobre producte, arguments de venda, objeccions, processos comercials o eines CRM. L’equip de suport pot requerir coneixements més tècnics, protocols d’atenció, gestió d’incidències o criteris d’escalat. Els comandaments intermedis poden necessitar formació en lideratge, comunicació, seguiment d’equips o gestió del rendiment.
A més, no tots els perfils tenen la mateixa relació amb l’empresa. Algunes organitzacions també formen col·laboradors externs, distribuïdors, partners, clients o proveïdors. En aquests casos, la formació ha de ser encara més clara i estructurada, perquè l’empresa no sempre pot recolzar-se en explicacions informals o acompanyament presencial.
Per això, organitzar la formació interna únicament per continguts pot quedar curt. També cal pensar qui ha d’aprendre què, quan ho necessita i amb quina finalitat.
Senyals que l’empresa necessita itineraris formatius
No totes les empreses necessiten dissenyar itineraris complexos des del primer moment. Però hi ha senyals que indiquen que la formació interna comença a requerir una organització més estructurada:
- Cada nova incorporació rep explicacions semblants, però no sempre amb el mateix ordre ni amb els mateixos materials. Això pot generar diferències en l’experiència d’onboarding i augmentar la càrrega de les persones que acompanyen els nous perfils.
- Les persones responsables repeteixen una vegada i una altra les mateixes indicacions. Quan els dubtes es repeteixen, no sempre vol dir que l’equip no ho hagi entès bé. Sovint indica que falta un recorregut clar, accessible i comú per explicar processos, eines o criteris de treball.
- Alguns equips reben formació que no s’ajusta al seu rol o al seu nivell d’experiència. Això pot provocar desinterès, pèrdua de temps o la sensació que la formació interna no aporta valor real al dia a dia.
- Hi ha continguts duplicats en carpetes, presentacions, cursos o documents diferents. Si no existeix una estructura clara per perfils, és fàcil que cada àrea creï els seus propis materials i que, amb el temps, apareguin versions diferents d’una mateixa explicació.
A més, quan no està clar quina formació ha de fer cada perfil, es fa més difícil saber quins continguts són obligatoris, quins són complementaris i quin recorregut hauria de seguir cada persona. Aquesta situació sol fer-se més visible en canvis de rol, promocions internes, incorporació de nous equips o creixement de l’organització.
Quan diverses d’aquestes situacions es repeteixen, l’empresa no necessita només més continguts. Necessita una arquitectura formativa més clara. Els itineraris formatius per a empreses permeten precisament ordenar aquesta arquitectura i connectar la formació amb perfils, rols i necessitats concretes.
Quins riscos té formar tothom amb el mateix recorregut
Oferir la mateixa formació a tothom pot semblar una manera senzilla d’assegurar que la informació arriba a tota l’organització. Tanmateix, a mesura que l’empresa creix, aquest enfocament pot generar problemes:
- Sobrecàrrega. Si una persona rep massa informació que no està connectada amb el seu lloc de treball, és més probable que perdi interès, avanci amb dificultat o no identifiqui quins continguts són realment importants per a ella.
- Manca de profunditat. Perquè un mateix curs serveixi a perfils molt diferents, sovint s’acaba deixant el contingut en un nivell massa general. Això pot fer que algunes persones no rebin la formació específica que necessiten per desenvolupar bé la seva funció.
- Aparició de buits formatius. Quan no es defineix què ha d’aprendre cada perfil, es pot donar per fet que certs coneixements ja s’han adquirit, encara que no hi hagi una evidència clara.
- Dificultat per fer seguiment. Si tots els perfils passen pel mateix recorregut, però tenen necessitats diferents, resulta més difícil interpretar les dades. Una baixa activitat pot deure’s a manca de temps, falta de rellevància, excés de continguts o dificultat real amb l’aprenentatge.
- Poca escalabilitat. Quan la formació depèn d’explicacions individuals i adaptacions improvisades, cada creixement de l’equip augmenta la càrrega de treball de les persones responsables.
Què és un itinerari formatiu dins d’una empresa
Un itinerari formatiu és una ruta organitzada d’aprenentatge dissenyada per a un perfil, una funció o una necessitat concreta. No es tracta simplement d’agrupar cursos. Es tracta de definir un recorregut amb sentit: què ha d’aprendre una persona, en quin ordre, amb quins recursos, mitjançant quines activitats i sota quins criteris es considerarà que ha completat la formació.
Un itinerari pot incloure continguts de diferents tipus: documents, vídeos, sessions síncrones, activitats pràctiques, qüestionaris, exercicis, tutories, recursos de consulta, avaluacions o enquestes. També pot combinar formació obligatòria i formació complementària.
La clau és que l’itinerari respongui a una finalitat clara. Per exemple:
- que una nova incorporació pugui assolir autonomia en menys temps;
- que una persona que canvia de rol entengui les seves noves responsabilitats;
- que un equip comercial domini el discurs de producte;
- que un grup de comandaments intermedis comparteixi criteris de gestió;
- que tota la plantilla actualitzi un procediment obligatori;
- que un col·laborador extern conegui els estàndards de treball de l’empresa.
Quan l’itinerari està ben dissenyat, la persona sap què ha de fer i l’empresa pot acompanyar millor el procés. A més, si l’organització ja disposa d’un sistema fer seguiment de la formació interna, pot comprovar amb més facilitat quines persones avancen, quines activitats queden pendents i quins perfils necessiten reforç.
Tipus d’itineraris formatius que pot necessitar una empresa
Cada empresa ha de definir els seus itineraris en funció de la seva activitat, estructura i prioritats. Tot i així, hi ha alguns recorreguts habituals que solen aparèixer en moltes organitzacions.
Itinerari d’onboarding
L’onboarding és un dels casos més clars. Una nova incorporació necessita conèixer l’empresa, la seva cultura, les seves eines, els seus processos, els seus canals de comunicació, les persones de referència i les expectatives associades al seu lloc de treball.
Un itinerari d’onboarding ajuda a evitar que cada incorporació depengui exclusivament de la disponibilitat del manager o de l’equip. També permet oferir una experiència més homogènia i reduir els dubtes repetits durant les primeres setmanes.
Itineraris per rol professional
No tots els llocs de treball requereixen la mateixa formació. Un perfil comercial, tècnic, administratiu, docent, operatiu o d’atenció al client pot necessitar recorreguts específics. Dissenyar itineraris per rol ajuda a connectar la formació amb les tasques reals de cada lloc.
Aquests itineraris poden incloure una part comuna per a tota l’empresa i una part específica segons departament, funció o nivell de responsabilitat.
Itineraris per a canvis de rol
Quan una persona assumeix noves funcions, no sempre n’hi ha prou amb la seva experiència prèvia. Pot necessitar formació sobre nous processos, eines, criteris de decisió, responsabilitats o formes de coordinació.
Un itinerari per a canvis de rol facilita aquesta transició i evita que l’aprenentatge depengui únicament de l’observació informal o d’explicacions puntuals.
Itineraris per a comandaments intermedis
Els comandaments intermedis solen tenir un paper clau en la transmissió de criteris, la coordinació d’equips i el seguiment del treball. Per això, poden necessitar recorreguts específics sobre lideratge, comunicació, gestió de persones, feedback, planificació o presa de decisions.
Aquest tipus d’itinerari ajuda a alinear la manera de gestionar equips i redueix diferències excessives entre departaments.
Itineraris d’actualització o reciclatge
Algunes formacions s’han de repetir periòdicament: canvis normatius, prevenció, qualitat, seguretat, protecció de dades, processos interns o actualitzacions de producte. En aquests casos, l’itinerari ha de permetre comprovar qui ha realitzat l’actualització, quan l’ha completat i amb quin resultat.
Itineraris per a col·laboradors, partners o clients
Algunes empreses no només formen la seva plantilla. També necessiten formar distribuïdors, col·laboradors externs, franquícies, clients o proveïdors. En aquests casos, els itineraris ajuden a transmetre criteris comuns, explicar productes o serveis, millorar l’autonomia i reduir consultes repetides.
Com dissenyar itineraris formatius per a empreses pas a pas
Dissenyar itineraris formatius per a empreses no vol dir crear recorreguts complexos des del principi. El més recomanable és començar pels perfils o necessitats que generen més càrrega, més repetició o més risc si no es gestionen bé.
1. Identificar els perfils prioritaris
El primer pas és decidir per a qui es dissenya l’itinerari. Pot ser un perfil professional, un departament, un nivell de responsabilitat, una etapa dins de l’empresa o un col·lectiu extern.
Convé començar per preguntes senzilles:
- Quins perfils necessiten formació recurrent?
- Quines persones requereixen una adaptació ràpida?
- On es repeteixen més dubtes?
- Quins coneixements són crítics per treballar amb autonomia?
- Quins processos generen més errors quan no estan ben explicats?
Aquestes preguntes ajuden a prioritzar.
2. Definir la finalitat de l’itinerari
Abans de seleccionar continguts, és important concretar per a què serveix l’itinerari. No és el mateix dissenyar un recorregut per informar, per entrenar una habilitat, per complir un requisit, per reduir errors o per accelerar l’autonomia d’una nova incorporació.
Una finalitat clara ajuda a decidir quins continguts són necessaris i quins poden quedar fora.
3. Establir objectius d’aprenentatge
Cada itinerari hauria de respondre a objectius concrets. En finalitzar el recorregut, la persona participant hauria de poder fer alguna cosa, comprendre alguna cosa o aplicar determinats criteris.
Per exemple:
- conèixer els processos interns bàsics;
- utilitzar correctament una eina;
- aplicar un protocol d’atenció;
- identificar les fases d’un procés comercial;
- resoldre incidències habituals;
- complir els requisits d’una formació obligatòria;
- assumir noves responsabilitats de coordinació.
Com més clars siguin els objectius, més fàcil serà dissenyar el recorregut i avaluar si ha complert la seva finalitat.
4. Seleccionar continguts i recursos
Un cop definits els objectius, convé seleccionar els continguts realment necessaris. En moltes empreses ja existeixen materials útils: manuals, vídeos, presentacions, gravacions, documents de procés, guies internes o recursos de producte.
La feina no sempre consisteix a crear contingut des de zero. Sovint, el primer pas és ordenar el que ja existeix, eliminar duplicats, actualitzar materials i decidir quin recurs encaixa millor en cada part de l’itinerari.
Aquest treball connecta directament amb la necessitat d’organitzar la formació interna, perquè no es poden construir bons itineraris si els materials estan dispersos, duplicats o desactualitzats.
5. Ordenar la seqüència
Un itinerari no hauria de ser una simple llista de continguts. La seqüència importa. Hi ha coneixements que s’han d’adquirir abans que d’altres. També pot haver-hi moments en què convingui combinar contingut autònom, sessió síncrona, pràctica, activitat avaluable o tutoria.
Una seqüència clara ajuda la persona a entendre per on ha de començar, què ha de completar després i com avançar sense perdre’s.
6. Combinar formats
No tots els aprenentatges es treballen igual. Alguns continguts es poden resoldre amb documents breus o vídeos. D’altres requereixen una sessió pràctica, una activitat aplicada, un qüestionari, un lliurament o un espai de dubtes.
Combinar formats permet construir itineraris més útils. La clau no és afegir moltes eines, sinó triar les que millor responen a cada objectiu.
7. Definir criteris de superació
Un itinerari necessita criteris clars per saber quan es considera completat. En alguns casos, n’hi haurà prou amb recórrer els continguts obligatoris. En d’altres, caldrà completar activitats, superar qüestionaris, assistir a sessions, lliurar una pràctica o assolir una nota mínima.
Definir aquests criteris des del principi ajuda a comunicar millor les expectatives i facilita el seguiment posterior.
8. Planificar comunicacions i recordatoris
La comunicació també forma part de l’itinerari. Les persones participants necessiten saber què han de fer, en quin termini, quins continguts són prioritaris, quan hi ha sessions programades i on poden resoldre dubtes.
Missatges de benvinguda, recordatoris, avisos de tasques pendents o comunicacions de tancament poden millorar molt l’experiència i reduir la càrrega de seguiment manual.
9. Revisar l’itinerari amb dades
Un itinerari no hauria de quedar fix per sempre. Un cop posat en marxa, convé revisar com funciona: quines persones el completen, en quins punts apareixen dificultats, quines activitats generen més dubtes, quins continguts es consulten menys o quin feedback aporten els participants.
Aquesta revisió permet ajustar la seqüència, millorar materials, simplificar activitats o reforçar determinats continguts.
Què convé mesurar en cada itinerari
El seguiment d’un itinerari ha de centrar-se en informació útil. No es tracta de mesurar-ho tot, sinó de disposar de dades que ajudin a acompanyar millor i prendre decisions.
Alguns elements importants són:
- qui ha iniciat l’itinerari;
- en quin punt es troba cada persona;
- quins continguts s’han completat;
- quines activitats estan pendents;
- quins resultats s’han obtingut;
- quines persones mostren baixa activitat;
- quins criteris de superació s’han complert;
- quines evidències es conserven;
- quines valoracions fan les persones participants.
Aquesta informació permet actuar a temps. Si una persona no inicia l’itinerari, pot necessitar un recordatori o suport d’accés. Si moltes persones s’aturen en el mateix punt, potser el contingut no és clar o l’activitat requereix revisió. Si els resultats són baixos, pot ser necessari reforçar una part del recorregut.
El seguiment converteix l’itinerari en una eina viva, no en una estructura tancada.
Com evitar que els itineraris es converteixin en recorreguts rígids
Un itinerari formatiu ha d’aportar ordre, però no s’hauria de convertir en una estructura rígida que impedeixi adaptar-se a les necessitats reals. L’empresa pot definir una base comuna i, alhora, permetre variacions segons perfil, experiència prèvia, calendari, modalitat o nivell de responsabilitat.
Per exemple, un itinerari d’onboarding pot tenir una part comuna per a totes les noves incorporacions i mòduls específics segons el departament. Un itinerari comercial pot incloure continguts obligatoris sobre producte i recursos complementaris segons mercat o tipus de client. Un itinerari per a comandaments intermedis pot combinar formació comuna amb activitats adaptades a cada àrea.
La flexibilitat és important perquè les empreses canvien. Apareixen nous processos, noves eines, nous productes, noves normatives o noves formes d’organitzar el treball. Per això, els itineraris s’han de poder actualitzar sense que cada canvi obligui a refer tot el sistema.
Què hauria de facilitar una plataforma e-learning
Quan una empresa comença a treballar amb itineraris formatius per a empreses, una plataforma e-learning pot ajudar a centralitzar l’estructura, la comunicació, el seguiment i les evidències.
Una bona plataforma hauria de permetre crear cursos i agrupar-los en recorreguts coherents per a diferents perfils. També hauria de facilitar l’organització de recursos i activitats, la configuració de criteris de superació, la planificació de comunicacions i el seguiment individual i de grup.
A més, hauria d’ajudar a respondre preguntes clau:
- Quins itineraris té assignats cada perfil?
- Qui ha iniciat el recorregut?
- Qui avança correctament?
- Quines persones tenen activitats pendents?
- Quins resultats s’estan obtenint?
- Quines evidències es conserven?
- Quins continguts convé revisar?
- Quins itineraris funcionen millor?
La plataforma no substitueix el disseny pedagògic ni la reflexió sobre les necessitats de l’empresa. Però pot reduir la dependència de correus, fulls de càlcul, carpetes compartides o comprovacions manuals.
De cursos aïllats a rutes formatives amb sentit
Dissenyar itineraris formatius per a empreses permet passar d’una formació interna basada en accions soltes a un model més ordenat, coherent i escalable. L’empresa deixa de preguntar-se únicament quins cursos té disponibles i comença a plantejar-se què necessita aprendre cada perfil per treballar millor.
Això ajuda a millorar l’onboarding, facilitar els canvis de rol, reduir dubtes repetits, alinear criteris entre equips i fer seguiment de la formació realitzada. També permet reutilitzar millor els continguts existents i adaptar-los a diferents necessitats sense duplicar esforços.
A Weeras Academy, les empreses poden estructurar programes de formació interna mitjançant cursos, edicions i itineraris formatius, incorporant recursos, activitats, comunicacions, criteris de superació, seguiment individual i de grup i informes en un únic entorn. Això pot ajudar a ordenar recorreguts per perfil, acompanyar millor l’avenç de cada persona i conservar evidències de la formació realitzada.
Si la teva empresa està revisant com formar diferents perfils sense dependre d’explicacions repetides, carpetes disperses o seguiments manuals, pot ser un bon moment per identificar quins itineraris convé estructurar i quina informació necessites tenir per gestionar-los amb més claredat.