Com fer seguiment de la formació interna de la teva empresa
Organitzar la formació interna és important, però un cop posada en marxa apareix una pregunta igual de rellevant: com saber si realment està funcionant? El seguiment de la formació interna permet tenir visibilitat sobre qui hi accedeix, qui avança, qui completa les activitats, quins resultats s’obtenen i quines persones poden necessitar suport.
Si la teva empresa encara es troba en una fase prèvia i necessita estructurar millor els cursos, materials i processos, pot ser útil començar revisant com organitzar la formació interna de manera més clara abans d’aprofundir en el seguiment.
Quan la formació interna es gestiona amb eines disperses, el seguiment acostuma a dependre de correus, fulls de càlcul, confirmacions manuals, formularis externs o informació repartida entre diferents responsables. Això pot funcionar en accions molt puntuals, però es torna poc sostenible quan l’empresa necessita formar de manera recurrent, treballar amb diferents perfils, justificar la formació realitzada o prendre decisions basades en dades.
Fer seguiment de la formació interna no consisteix només a controlar. Consisteix a tenir visibilitat per acompanyar millor, detectar dificultats a temps i millorar l’impacte de la formació.
Per què el seguiment és una part clau de la formació interna
Una acció formativa no acaba quan es publica un contingut o s’imparteix una sessió. Perquè la formació tingui valor, l’empresa necessita saber què passa després. El seguiment permet comprovar si les persones accedeixen als materials, si avancen per l’itinerari previst, si completen les activitats, si superen els criteris definits i si la formació genera informació útil per millorar.
Sense seguiment, l’empresa pot estar invertint temps i recursos en formació sense tenir una visió clara dels seus resultats. Això és especialment rellevant en formacions recurrents, com ara onboarding, processos interns, formació de producte, prevenció de riscos, compliment normatiu, atenció al client, eines digitals o formació comercial.
En tots aquests casos, no n’hi ha prou amb “posar la formació a disposició” de les persones. Cal saber si s’està realitzant i si està complint la seva finalitat.
Quins problemes apareixen quan no hi ha seguiment
La manca d’un seguiment de la formació interna clar genera diversos problemes:
- Falta de visibilitat. L’empresa pot saber que una formació s’ha llançat, però no tenir clar qui l’ha iniciat, qui l’ha completat o qui s’ha quedat a mig camí.
- Intervenció tardana. Si no es detecten les dificultats durant el procés, és possible que una persona deixi d’avançar sense que ningú ho percebi fins al final, quan ja és més difícil reconduir la situació.
- Càrrega administrativa. Quan el seguiment es fa manualment, cada informe exigeix recopilar dades de diferents llocs, revisar fulls de càlcul, contrastar respostes o demanar confirmacions a diversos responsables.
- Falta d’evidències. En algunes formacions, especialment si són obligatòries, avaluables o bonificables, l’empresa necessita conservar informació sobre participació, activitat, resultats o finalització.
- Dificultat per millorar. Sense dades sobre l’activitat i els resultats, és més difícil saber quins continguts funcionen, quines activitats generen dubtes, quins perfils necessiten suport o quines formacions s’haurien d’actualitzar.
Què cal mesurar en el seguiment de la formació interna
Per fer un bon seguiment, no cal mesurar-ho tot. L’important és identificar quina informació resulta útil per a l’empresa i per a les persones responsables de la formació.
Per fer un bon seguiment, no cal mesurar-ho tot. L’important és identificar quina informació resulta útil per a l’empresa i per a les persones responsables de la formació.
Un dels primers aspectes que cal seguir és l’accés. Saber qui ha entrat a l’entorn formatiu i qui no ho ha fet permet detectar ràpidament problemes d’inici, manca de comunicació o dificultats d’accés.
També és important seguir el progrés. En una formació organitzada per mòduls, unitats o activitats, convé saber en quin punt es troba cada persona i quines parts té pendents.
Un altre aspecte rellevant és la realització d’activitats. Qüestionaris, exercicis, lliuraments, enquestes o activitats pràctiques ofereixen informació sobre el nivell de participació i sobre la comprensió dels continguts.
A més, convé seguir els resultats. No es tracta només de saber si una persona ha completat una formació, sinó també de conèixer si ha assolit els criteris definits.
També pot ser útil registrar la participació en sessions síncrones, tutories, xats, fòrums, blogs o altres espais d’interacció, especialment quan la formació combina diferents formats.
Finalment, és important conservar evidències de finalització. L’empresa hauria de poder saber quines persones han completat la formació, quan ho han fet i sota quins criteris.
Indicadors útils per fer seguiment
Els indicadors de seguiment de la formació interna han de ser senzills, comprensibles i orientats a la presa de decisions.
Alguns indicadors bàsics poden ser:
- percentatge de persones que han iniciat la formació;
- percentatge de persones que l’han completada;
- activitats pendents;
- resultats obtinguts en qüestionaris o avaluacions;
- temps de connexió o dedicació;
- participació en sessions o espais de comunicació;
- persones amb baixa activitat;
- persones que no compleixen els criteris de finalització;
- valoració de la formació per part dels participants.
Aquests indicadors permeten tenir una visió més clara del que passa. Però el seu valor no està a acumular dades, sinó a utilitzar-les per actuar.
Si moltes persones no inicien la formació, potser el problema està en la comunicació inicial o en l’assignació del curs. Si moltes l’abandonen en un punt concret, pot haver-hi un contingut poc clar o una activitat massa complexa. Si els resultats són baixos, potser convé revisar l’explicació, els recursos o l’avaluació.
El seguiment ha de servir per millorar la formació, no només per registrar activitat.
Seguiment individual i seguiment de grup
En la formació interna convé combinar dos nivells de seguiment: individual i grupal.
El seguiment individual permet conèixer la situació de cada persona. És útil per saber qui hi ha accedit, quins mòduls ha completat, quines activitats té pendents, quins resultats ha obtingut i si compleix els criteris definits. Aquest nivell de detall és especialment important en processos d’onboarding, formació obligatòria, itineraris per perfil o programes que requereixen evidències de realització.
El seguiment de grup, en canvi, permet obtenir una visió global. Ajuda a respondre preguntes com ara: quin percentatge de l’equip ha completat la formació, quins continguts generen més dificultats, quines activitats tenen pitjor resultat o quin grup necessita més acompanyament.
Tots dos nivells són necessaris. El seguiment individual permet intervenir de manera personalitzada. El seguiment de grup permet prendre decisions sobre el disseny, la planificació i la millora del programa formatiu.
Com detectar senyals de baixa activitat
Un dels avantatges de fer seguiment és poder actuar abans que la persona abandoni la formació o quedi despenjada.
Algunes senyals de baixa activitat poden ser:
- no accedir a l’entorn formatiu després de la inscripció;
- iniciar el curs, però no avançar;
- tenir activitats pendents durant diversos dies;
- no participar en espais de comunicació;
- no assistir a sessions previstes;
- obtenir resultats baixos en avaluacions;
- no complir els terminis definits.
Detectar aquestes senyals permet enviar recordatoris, oferir suport, resoldre dubtes, revisar la càrrega de treball o adaptar la comunicació. En molts casos, una intervenció primerenca pot evitar que la formació quedi incompleta.
Criteris de finalització: quan considerar realitzada una formació
Un dels errors habituals en la formació interna és no definir amb claredat quan una formació es considera completada. En alguns casos, pot ser suficient accedir a determinats continguts. En altres, caldrà completar totes les activitats, superar un qüestionari, lliurar una tasca, participar en una sessió o assolir una nota mínima.
També pot haver-hi formacions en què es combinin diversos criteris: progrés mínim, activitats obligatòries, assistència, avaluació superada o enquesta final emplenada.
Definir aquests criteris des del principi és essencial perquè el seguiment tingui sentit. Si no se sap què es vol comprovar, resulta difícil interpretar les dades. A més, els criteris de finalització ajuden a comunicar millor les expectatives als participants. La persona sap què ha de fer, què s’espera d’ella i quan pot considerar finalitzada la formació.
Evidències i traçabilitat de la formació realitzada
El seguiment també té una funció documental. En moltes empreses, especialment quan es treballa amb formació obligatòria, normativa, processos interns, qualitat, prevenció o formació bonificada, és necessari conservar evidències.
Aquestes evidències poden incloure registres d’accés, progrés per l’itinerari, activitats realitzades, resultats d’avaluació, assistència a sessions, comunicacions enviades, certificats o enquestes de satisfacció.
La traçabilitat permet reconstruir quina formació s’ha realitzat, qui hi ha participat, quan s’ha completat i amb quin resultat. Això no només és útil davant possibles auditories, inspeccions o processos de justificació. També ajuda l’empresa a tenir una memòria formativa més ordenada i a reduir la dependència de documents dispersos o de persones concretes.
Com utilitzar les dades per millorar la formació
El seguiment no s’hauria de veure només com una eina de control. El seu principal valor està en la millora contínua.
Les dades poden ajudar a detectar continguts poc clars, activitats que generen dificultat, formacions massa llargues, itineraris mal seqüenciats o grups que necessiten més suport. També poden mostrar quines accions formatives funcionen millor, quines tenen més participació, quins perfils completen la formació amb més facilitat o quins recursos resulten més útils.
Aquesta informació permet prendre decisions: actualitzar materials, simplificar activitats, millorar instruccions, reforçar determinats continguts, canviar la planificació o ajustar els criteris d’avaluació.
Una formació interna ben gestionada no es manté estàtica. Evoluciona amb l’empresa, amb els seus equips i amb les seves necessitats.
Què hauria de facilitar una plataforma e-learning
Quan la formació interna comença a créixer, una plataforma e-learning pot facilitar molt el seguiment. Una bona plataforma hauria de permetre consultar el progrés de cada participant, visualitzar l’activitat del grup, detectar tasques pendents, revisar resultats, configurar criteris de superació, enviar comunicacions a persones concretes i generar informes.
També hauria de permetre conservar evidències de manera ordenada, evitant que la informació quedi repartida entre correus, fulls de càlcul, formularis externs o carpetes compartides. L’objectiu no és tenir més dades, sinó tenir dades més clares, accessibles i útils.
Una plataforma e-learning aporta valor quan ajuda a respondre de manera senzilla preguntes com:
- qui ha iniciat la formació;
- qui està avançant;
- qui necessita suport;
- qui ha completat l’itinerari;
- quins resultats s’han obtingut;
- quines evidències es conserven;
- quins aspectes convé millorar.
De controlar la formació a acompanyar millor
Fer seguiment de la formació interna no significa vigilar les persones. Significa disposar d’informació per acompanyar millor l’aprenentatge, intervenir a temps i prendre decisions més fonamentades.
Quan l’empresa té visibilitat sobre el progrés i els resultats, pot actuar amb més rapidesa, reduir tasques manuals, millorar l’experiència dels participants i demostrar amb més claredat el valor de la formació realitzada.
A Weeras Academy, les empreses poden fer seguiment individual i de grup, consultar el progrés per itineraris formatius, revisar participació i resultats, configurar criteris de superació, gestionar activitats avaluables, enviar comunicacions a participants amb tasques pendents i conservar evidències de la formació realitzada des d’un únic entorn.
Si la teva empresa ja imparteix formació interna, però encara depèn de correus, fulls de càlcul o comprovacions manuals per saber què està passant, pot ser un bon moment per revisar com fer el seguiment de manera més clara, àgil i útil.