Pflichtschulungen im Unternehmen: organisieren und nachweisen
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Es gibt Schulungen, die ein Unternehmen freiwillig anbietet, und solche, zu denen es verpflichtet ist. Letztere liegen oft in Ordnern, E-Mails und Unterschriftenlisten verteilt über verschiedene Abteilungen – und das Problem zeigt sich, sobald jemand fragt, wer sie wann absolviert hat.
In diesem Artikel betrachten wir zwei Pflichten, die fast alle Unternehmen in Spanien betreffen, und wie Sie sie so organisieren, dass die Einhaltung nicht vom Gedächtnis Einzelner abhängt.
Welche Schulungen sind Pflicht
Die wichtigste Grundlage ist der Arbeitsschutz. Artikel 19 des spanischen Gesetzes 31/1995 verlangt, jede Person bei der Einstellung zu schulen, unabhängig von der Vertragsart, und erneut, wenn sich ihre Aufgaben ändern oder neue Technologien eingeführt werden. Die Schulung findet nach Möglichkeit während der Arbeitszeit statt, und die Kosten trägt nie die beschäftigte Person.
Die zweite ist die Prävention sexueller und geschlechtsbezogener Belästigung. Artikel 12 des Organgesetzes 10/2022 fordert Unternehmen auf, das gesamte Personal zu sensibilisieren und zu schulen – auch Personen mit befristeten Verträgen oder im Praktikum.
Je nach Branche und Unternehmensgröße können weitere Pflichten hinzukommen. Es empfiehlt sich, jeden Fall mit der arbeitsrechtlichen Beratung zu prüfen.
Die Herausforderung: niemanden vergessen
Pflichten zu erfüllen heißt nicht nur, einen Kurs zu haben. Jede Person muss ihn zum richtigen Zeitpunkt absolvieren und abschließen, und Sie müssen es Monate oder Jahre später nachweisen können. Mit Neueinstellungen, Stellenwechseln und befristeten Verträgen ändert sich die Liste jede Woche.
1. Machen Sie aus jeder Pflicht einen Lernpfad
Fassen Sie die Pflichtkurse in Lernpfaden nach Profil zusammen: was alle Beschäftigten absolvieren müssen, was von der Stelle abhängt und was sich bei einem Aufgabenwechsel wiederholt. In Weeras Academy können Sie jeden Kurs des Lernpfads als Pflicht- oder Wahlkurs markieren und festlegen, wer ihn koordiniert.
Wenn Sie den Pflicht-Lernpfad in Ihren Onboarding-Plan aufnehmen, starten Einführungs- und Arbeitsschutzschulung gemeinsam am ersten Tag.
2. Legen Sie fest, was „abgeschlossen“ bedeutet
Ein geöffneter Kurs ist kein absolvierter Kurs. Legen Sie klare Bestehenskriterien fest: eine Mindestpunktzahl im Abschlussquiz, einen Anteil erledigter Aktivitäten oder eine Mindestverbindungszeit. Mit Fragenpools ändert sich das Quiz bei jedem Durchlauf.
Für Präsenzsitzungen können Sie mit der Anwesenheitserfassung die Anwesenheit prüfen, Anmerkungen ergänzen und Nachweise wie die Unterschriftenliste anhängen.
3. Automatisieren Sie Erinnerungen
Automatische Benachrichtigungen erinnern jede Person an offene Aufgaben und versenden nach bestandenem Kurs das Teilnahmezertifikat. Wenn jemand in Verzug gerät, können Sie in der Gruppenübersicht alle Personen mit offenen Aufgaben auf einmal anschreiben.
4. Bewahren Sie die Nachweise an einem Ort auf
Die Einzelberichte zeigen Fortschritt, Ergebnisse und Verbindungen jeder Person, und die Listen lassen sich exportieren. So liegen die Informationen bei einem Audit oder einer Prüfung an einem Ort statt verstreut in E-Mails. Mehr dazu in wie Sie die interne Weiterbildung in Ihrem Unternehmen nachverfolgen.
Ein weiteres nützliches Detail: Die Annahme der Nutzungsbedingungen vor dem Zugang zur Schulung dokumentiert, dass jede Person die Bedingungen für die Nutzung der Materialien gelesen hat.
Pflichten erfüllen, ohne jemandem hinterherzulaufen
Wenn Pflichtschulungen in Lernpfaden organisiert sind, mit klaren Kriterien und automatischen Erinnerungen, muss die Personalabteilung keinen Unterschriften mehr nachlaufen und kann die Zeit für Weiterbildung nutzen, die das Team voranbringt.
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