Come portare la tua accademia su una piattaforma e-learning propria: un piano in 5 passi
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Molte accademie avviano la loro offerta online con ciò che hanno a portata di mano: una cartella condivisa, un gruppo di messaggistica, qualche videochiamata e un foglio di calcolo per le iscrizioni. Funziona finché i corsi sono pochi. Quando l’offerta cresce, diventa difficile sapere chi ha fatto cosa e ogni nuovo corso moltiplica il lavoro.
Passare a una piattaforma e-learning propria mette ordine in tutto questo, e non serve farlo tutto in una volta. Ecco un piano in cinque passi per rendere il cambiamento graduale e sicuro.
1. Fai l’inventario della tua offerta formativa
Prima di toccare qualsiasi strumento, elenca i corsi che eroghi e come li eroghi: in presenza, online o in modalità mista; con date fisse o con iscrizione aperta tutto l’anno; brevi o di lunga durata. Annota anche quali materiali ha ciascuno (documenti, video, contenuti SCORM, quiz) e dove sono salvati.
Questo inventario ti dirà quale struttura serve a ogni corso. Ti aiuterà anche a individuare materiali duplicati o superati che non vale la pena migrare.
2. Definisci una struttura comune per i corsi
Quando ogni docente organizza il proprio corso a modo suo, i corsisti devono imparare di nuovo a muoversi in ciascuno. Scegli poche strutture tipo in base alla durata e alla complessità del programma e applicale a tutti. In Weeras Academy puoi scegliere la configurazione strutturale di ogni corso e impostare valori predefiniti, così i nuovi corsi nascono già con quella forma.
Approfittane per decidere i criteri di superamento: voto minimo, percentuale di attività svolte o tempo minimo di connessione o di presenza alle videoconferenze. Averli chiari fin dall’inizio evita discussioni alla chiusura di ogni gruppo.
3. Crea ogni corso una volta sola e lavora per edizioni
L’errore più comune nella migrazione è copiare il corso ogni volta che parte un nuovo gruppo. Meglio crearlo una sola volta e aprire un’edizione per ogni gruppo, adattando in ciascuna il team docente, la programmazione, le notifiche o i modelli di documenti. Lo spieghiamo nel dettaglio in come gestire più edizioni dello stesso corso senza duplicare il lavoro.
Le edizioni permettono anche di combinare corsi a calendario con corsi a iscrizione aperta 365 giorni l’anno, ognuno con il proprio ritmo.
4. Trasferisci corsisti, docenti e canali di comunicazione
Con i corsi pronti, è il momento di registrare le persone. Un caricamento massivo di utenti e iscrizioni fa risparmiare ore rispetto all’inserimento uno per uno. Poi sostituisci i canali sparsi con quelli della piattaforma:
- Bacheca degli annunci per le indicazioni a tutto il gruppo.
- Tutoraggi per i dubbi individuali, con opzione di videoconferenza.
- Posta con invii programmati per gli avvisi.
- Videoconferenze integrate per le sessioni dal vivo, senza licenze esterne.
Comunica il cambiamento in anticipo e spiega ai corsisti dove troveranno ogni cosa d’ora in poi. Una breve guida o una sessione di benvenuto evita la maggior parte delle domande dei primi giorni.
5. Inizia con un pilota e misura prima di migrare tutto
Scegli uno o due corsi per cominciare, con un gruppo piccolo e docenti motivati a provare. Durante il pilota, consulta i report di monitoraggio individuale e di gruppo, raccogli l’opinione dei corsisti con un sondaggio e correggi ciò che non funziona. Con questa esperienza, il resto dei corsi si migra molto più in fretta.
Se la tua accademia eroga formazione finanziata tramite FUNDAE (Spagna), includi nel pilota un’edizione finanziata. Così verificherai fin dall’inizio la diagnosi dei requisiti FUNDAE e il download delle evidenze.
Cosa guadagni con il cambiamento
Una piattaforma propria non è solo un posto dove caricare materiali. Dà un’immagine professionale davanti ai corsisti, riunisce le informazioni di ogni corso in un unico luogo e libera tempo del team, che smette di rincorrere dati su strumenti diversi. Se stai confrontando le opzioni, leggi cosa deve avere una piattaforma e-learning per un centro di formazione.
Vuoi vedere come apparirebbe la tua offerta formativa in Weeras Academy? Richiedi una demo gratuita e ti accompagniamo fin dal primo corso.
