Formazione obbligatoria in azienda: come organizzarla e documentarla
In questo articolo
C’è la formazione che l’azienda decide di offrire e quella che è obbligata a offrire. La seconda spesso vive in cartelle, e-mail e fogli firme sparsi tra i reparti, e il problema emerge quando qualcuno chiede chi l’ha svolta e quando.
In questo articolo esaminiamo due obblighi che riguardano quasi tutte le aziende in Spagna e come organizzarli perché la conformità non dipenda dalla memoria di nessuno.
Quale formazione è obbligatoria
Il riferimento principale è la prevenzione dei rischi sul lavoro. L’articolo 19 della legge spagnola 31/1995 impone di formare ogni persona al momento dell’assunzione, qualunque sia il suo contratto, e di nuovo quando cambiano le sue mansioni o si introducono nuove tecnologie. Questa formazione si svolge, per quanto possibile, durante l’orario di lavoro e il suo costo non ricade mai sul lavoratore.
Il secondo è la prevenzione delle molestie sessuali e per ragioni di sesso. L’articolo 12 della legge organica 10/2022 chiede alle aziende di sensibilizzare e offrire formazione a tutto il personale, comprese le persone con contratti a termine o in tirocinio.
A seconda del settore e delle dimensioni dell’azienda possono esserci altri obblighi. Conviene verificare ogni caso con il proprio consulente del lavoro.
La sfida: che nessuno resti fuori
Essere in regola non significa solo avere un corso. Bisogna assicurarsi che ogni persona lo svolga al momento giusto, che lo completi e poterlo dimostrare mesi o anni dopo. Con nuove assunzioni, cambi di ruolo e contratti a termine, l’elenco cambia ogni settimana.
1. Trasforma ogni obbligo in un percorso
Raggruppa i corsi obbligatori in percorsi formativi per profilo: ciò che deve fare tutto il personale, ciò che dipende dal ruolo e ciò che si ripete quando cambiano le mansioni. In Weeras Academy puoi indicare ogni corso del percorso come obbligatorio o facoltativo e decidere chi lo coordina.
Se inserisci il percorso obbligatorio nel tuo piano di onboarding, la formazione di accoglienza e quella sui rischi sul lavoro si attivano insieme il primo giorno.
2. Definisci cosa significa «completato»
Un corso aperto non è un corso svolto. Stabilisci criteri di superamento chiari: un voto minimo nel quiz finale, una percentuale di attività svolte o un tempo minimo di connessione. Con i repository di domande, il quiz cambia ogni volta che qualcuno lo svolge.
Per le sessioni in presenza, il registro presenze permette di fare l’appello, aggiungere osservazioni e allegare evidenze come il foglio firme.
3. Automatizza gli avvisi
Le notifiche automatiche ricordano a ciascuno cosa ha in sospeso e inviano l’attestato di profitto al superamento del corso. Se qualcuno resta indietro, dal monitoraggio di gruppo puoi scrivere in una volta a tutte le persone con attività in sospeso.
4. Conserva le prove nello stesso posto
I report di monitoraggio individuale mostrano i progressi, i risultati e le connessioni di ogni persona, e gli elenchi si possono esportare. Così, in caso di audit o ispezione, le informazioni sono in un unico posto e non sparse tra le e-mail. Te ne parliamo in come monitorare la formazione interna della tua azienda.
Un altro dettaglio utile: l’accettazione dei termini prima di accedere alla formazione attesta che ogni persona ha letto le condizioni d’uso dei materiali.
In regola senza rincorrere nessuno
Quando la formazione obbligatoria è organizzata in percorsi, con criteri chiari e avvisi automatici, le risorse umane smettono di rincorrere firme e possono dedicare quel tempo alla formazione che fa crescere il team.
Vuoi tenere sotto controllo la formazione del tuo personale? Richiedi una demo gratuita o raccontaci il tuo caso.
