Formación obligatoria en la empresa: cómo organizarla y dejar constancia
En este artículo
Hay formación que la empresa decide dar y formación que está obligada a dar. La segunda suele vivir en carpetas, correos y hojas de firmas repartidas entre departamentos, y el problema aparece cuando alguien pregunta quién la ha hecho y cuándo.
En este artículo repasamos dos obligaciones que afectan a casi todas las empresas y cómo organizarlas para que cumplir no dependa de la memoria de nadie.
Qué formación es obligatoria
La referencia principal es la prevención de riesgos laborales. El artículo 19 de la Ley 31/1995 obliga a formar a cada persona al contratarla, sea cual sea su contrato, y de nuevo cuando cambian sus funciones o se introducen nuevas tecnologías. Esa formación se da, siempre que sea posible, dentro de la jornada, y su coste nunca recae en la persona trabajadora.
La segunda es la prevención del acoso sexual y por razón de sexo. El artículo 12 de la Ley Orgánica 10/2022 pide a las empresas sensibilizar y ofrecer formación a todo su personal, incluidas las personas con contratos temporales o en prácticas.
Según el sector y el tamaño de la empresa puede haber más obligaciones. Cada caso conviene revisarlo con la asesoría laboral.
El reto: que nadie se quede fuera
Cumplir no consiste solo en tener un curso. Hay que asegurarse de que cada persona lo hace en el momento que toca, de que lo termina y de poder demostrarlo meses o años después. Con altas, cambios de puesto y contratos temporales, la lista cambia cada semana.
1. Convierte cada obligación en un itinerario
Agrupa los cursos obligatorios en itinerarios formativos por perfil: lo que debe hacer toda la plantilla, lo que depende del puesto y lo que se repite al cambiar de funciones. En Weeras Academy puedes marcar cada curso del itinerario como obligatorio u optativo y decidir quién lo coordina.
Si incorporas el itinerario obligatorio a tu plan de onboarding, la formación de acogida y la de riesgos laborales se activan juntas el primer día.
2. Define qué significa «completado»
Un curso abierto no es un curso hecho. Fija criterios de superación claros: una nota mínima en el cuestionario final, un porcentaje de actividades realizadas o un tiempo mínimo de conexión. Con repositorios de preguntas, el cuestionario cambia cada vez que alguien lo realiza.
Para las sesiones presenciales, el registro de asistencia permite pasar lista, añadir observaciones y adjuntar evidencias como la hoja de firmas.
3. Automatiza los avisos
Las notificaciones automáticas avisan a cada persona de lo que tiene pendiente y envían el certificado de aprovechamiento al superar el curso. Si alguien se retrasa, desde el seguimiento de grupo puedes escribir a la vez a todas las personas con tareas pendientes.
4. Guarda la prueba en el mismo sitio
Los informes de seguimiento individual muestran el progreso, los resultados y las conexiones de cada persona, y los listados se pueden exportar. Así, ante una auditoría o una inspección, la información está en un solo lugar y no repartida en correos. Te contamos más en cómo hacer seguimiento de la formación interna de tu empresa.
Otro detalle útil: la aceptación de términos antes de entrar en la formación deja constancia de que cada persona ha leído las condiciones de uso de los materiales.
Cumplir sin perseguir a nadie
Cuando la formación obligatoria está organizada en itinerarios, con criterios claros y avisos automáticos, RRHH deja de perseguir firmas y puede dedicar ese tiempo a la formación que hace crecer al equipo.
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